Giả sử bạn đang làm việc trên cùng một tài liệu với nhiều người và một số phần nhất định đã sẵn sàng. Tất nhiên, bạn muốn tránh việc một đồng nghiệp quá hăng hái vô tình vẫn mày mò những phần cuối cùng của văn bản. May mắn thay, Microsoft Word có chức năng bảo vệ tài liệu theo cách mà chỉ những đoạn được đánh dấu mới có sẵn để người khác điều chỉnh.
Mẹo 01: Hạn chế chỉnh sửa
Vì vậy, bạn muốn ném một tài liệu Word vào nhóm mà bạn muốn một số phân đoạn nhất định ở chế độ chỉ đọc, bởi vì một sai lầm đã xảy ra nhanh chóng. Chúng tôi đang sử dụng ở đây trong Word 2016, nhưng nó hoạt động theo cùng một cách trong Word 2013. Mở tài liệu Word bạn muốn bảo vệ và đi đến tab Đánh dấu. Trong tab này bạn chọn ngay trong nhóm Bảo vệ chức năng Hạn chế chỉnh sửa. Điều này làm cho một thanh cho tính năng này xuất hiện ở phía bên phải của tài liệu. Vui lòng đánh dấu vào ô ở đây: Chỉ cho phép chỉnh sửa loại này trong tài liệu. Đảm bảo tùy chọn Không có thay đổi (chỉ đọc) được chọn trong menu. Ngoài ra còn có một tùy chọn ở đây Ngoại lệ, nhưng chúng ta sẽ quay lại điều đó trong mẹo 3.
Mọi thứ bạn không chọn trong tính năng Chỉnh sửa hạn chế sẽ được chuyển thành chỉ đọc Mẹo 02: Cho phép chỉnh sửa
Sau đó, bạn chọn những phần mà người khác sẽ được phép chỉnh sửa sau này. Hãy làm điều này một cách cẩn thận, bởi vì bất kỳ thứ gì bạn không chọn sẽ kết thúc ở chế độ chỉ đọc. Nếu bạn muốn chọn hai hoặc nhiều phần có thể được chỉnh sửa, bạn thực hiện điều đó bằng cách giữ phím Ctrl trong khi nhấp và kéo. Bằng cách đó bạn mở rộng vùng chọn.
Mẹo 03: Ngoại lệ
Sau khi bạn đã chọn văn bản, hãy quay lại cửa sổ Hạn chế chỉnh sửa. Ở đó bạn đánh dấu vào hộp kiểm Mọi người về một phần Ngoại lệ. Điều này cho phép bất kỳ ai nhận được tài liệu có thể chỉnh sửa nội dung bạn vừa chọn. Khi nhiều người nhận được tài liệu nhưng chỉ một số người nhất định được phép chỉnh sửa nội dung, hãy nhấp vào văn bản màu xanh lam trong cửa sổ Nhiều người dùng hơn. Một cửa sổ mới sẽ mở ra khi bạn nhập tên người dùng, được phân tách bằng dấu chấm phẩy. Phương pháp này chủ yếu dành cho mạng công ty yêu cầu quyền truy cập vào thư mục người dùng mạng, ví dụ: bạn phải viết địa chỉ email hoặc tên là tên miền. Dù bạn thực hiện lựa chọn nào, hãy nhấp vào nút Có, bắt đầu thực thi bảo vệ.
Mẹo 04: Bắt đầu thực thi
Bằng cách nhấp vào nút Có, bắt đầu thực thi bảo vệ bạn vẫn chưa ở đó. Một cửa sổ mới sẽ mở ra cảnh báo rằng tài liệu chưa được mã hóa. Do đó, những người dùng độc hại có thể chỉnh sửa tệp và thậm chí xóa mật khẩu. Vì vậy, hãy nhập mật khẩu và nhấp vào VÂNG. Những người biết mật khẩu có thể dễ dàng loại bỏ bảo vệ và chỉ làm việc trên tài liệu. Nếu bạn đã chỉ định những người cụ thể có thể chỉnh sửa tài liệu, hãy chọn tùy chọn Mật khẩu để thay thế Xác thực Người dùng. Tài liệu hiện đã được mã hóa và bạn có thể gửi nó cho những người còn lại trong nhóm mà không gặp bất kỳ sự cố nào.
Word đánh dấu các phần văn bản cần chỉnh sửa và người nhận có thể dễ dàng chỉnh sửa chúng Mẹo 05: Những người khác
Nhưng người khác sẽ thấy gì nếu bạn đã miễn một phần chỉnh sửa văn bản? Word sẽ đánh dấu văn bản có thể được chỉnh sửa. Ở bên phải, trong thanh Hạn chế chỉnh sửa, người nhận đọc rằng tài liệu này được bảo vệ khỏi sự chỉnh sửa ngẫu nhiên. Ngoài ra, hai nút rộng mới xuất hiện ở đó. Với nút trên cùng, Word luôn tìm kiếm phần tiếp theo của văn bản có thể được chỉnh sửa. Nút thứ hai trỏ đến tất cả các phần có thể chỉnh sửa. Trong mọi trường hợp, tùy chọn dưới cùng là khôn ngoan: Đánh dấu những phần tôi có thể chỉnh sửa để nó trên.
Bỏ bảo vệ
Nếu bạn muốn bỏ bảo vệ một tài liệu như vậy, bạn cần biết mật khẩu. Bạn thậm chí có thể cần phải xuất hiện trong danh sách với tư cách là chủ sở hữu đã xác minh của tài liệu. Đi tới tab Đánh dấu trong nhóm Bảo vệ và bấm vào Hạn chế chỉnh sửa. Trong ngăn tác vụ, bấm Dừng Bảo vệ và nhập mật khẩu chính xác nếu được nhắc.
