Đây là cách bạn nhập dữ liệu vào Word

Bạn không phải nhập tất cả dữ liệu bạn sử dụng vào tài liệu một-một trong Word. Phần mềm có các chức năng mở rộng để nhập dữ liệu từ các chương trình khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các khả năng nhập và liên kết dữ liệu từ các chương trình khác, chẳng hạn như Excel.

Nếu bạn có các gói khác từ loạt Office, Word cung cấp khả năng nhập dữ liệu từ các chương trình đó vào tài liệu của bạn. Cho dù nó liên quan đến dữ liệu từ trang tính Excel hoặc Access, dữ liệu địa chỉ hoặc trang trình bày; bạn có thể dễ dàng liên kết chúng với tài liệu Word của mình. Ưu điểm của việc liên kết dữ liệu từ các chương trình khác là bạn chỉ phải thay đổi dữ liệu một lần trong chương trình nguồn. Sau đó Word sẽ tự động chuyển các thay đổi vào tài liệu của bạn. Đôi khi bạn phải làm mới dữ liệu đó.

01 Nhập dữ liệu từ Excel

Excel được sử dụng rộng rãi để nhập dữ liệu. Nhưng đôi khi bạn chỉ muốn đưa một phần của tệp Excel vào Word mà không liên kết dữ liệu trực tiếp. Ví dụ một (một phần của một) bảng. Chức năng sao chép và dán mở rộng của cả Word và Excel đảm bảo rằng dữ liệu, bao gồm cả định dạng, có thể được chuyển sang tài liệu của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sao chép một bảng đơn giản mà không cần định dạng từ Excel sang Word. Chúng tôi chọn tất cả các ô, nhấp chuột phải và chọn Sao chép.

02 Chọn định dạng phù hợp

Cách thức đưa dữ liệu từ Excel vào Word tùy thuộc vào chức năng dán bạn chọn trong phần sau. Trong Word, bạn có thể đưa dữ liệu của mình vào tài liệu theo nhiều cách khác nhau: dán có định dạng, dán dưới dạng hình ảnh hoặc dán mà không cần định dạng. Các tùy chọn dán có sẵn tùy thuộc vào loại dữ liệu được đặt trong khay nhớ tạm. Nếu bạn sao chép một bảng từ Excel, bạn có nhiều tùy chọn dán hơn là nếu bạn muốn dán văn bản thuần túy từ Notepad vào tài liệu Word của bạn.

Nếu bạn muốn dán dữ liệu từ Excel vào Word mà không cần định dạng, hãy chọn 'Chỉ giữ văn bản', nút ngoài cùng bên phải trong menu. Sau đó, Word sẽ dán trực tiếp dữ liệu từ Excel mà không cần tính năng bổ sung. Mỗi hàng trong bảng được dán trên một dòng riêng biệt.

03 Bảng Định dạng-Bảo quản

Nếu bảng được định dạng trong Excel với đường viền, màu sắc, phông chữ và ô màu khác nhau và bạn muốn sao chép bảng này sang bảng khác trong Word, hãy chọn từ các tùy chọn dán cho hàm Giữ định dạng nguồn.

Khi sao chép bảng từ Excel, dữ liệu trong Word cũng được đặt trong bảng. Ưu điểm của việc này là bây giờ bạn có thể chỉnh sửa thêm dữ liệu và điều chỉnh thiết kế của bảng nếu cần. Nếu bạn bấm vào bảng đã dán trong Word, tab cũng sẽ xuất hiện trong Ruy-băng Thiết kế bảng có sẵn. Với bảng đã chọn, bạn có thể áp dụng ngay một thiết kế khác.

Nếu bạn chỉ muốn điều chỉnh một ô, hàng hoặc cột, hãy nhấp vào nó bằng chuột và bạn có thể thay đổi các thuộc tính của nó.

04 Dữ liệu động từ Excel

Đôi khi có thể xảy ra trường hợp dữ liệu trong Excel mà bạn muốn sử dụng trong tài liệu Word của mình là dữ liệu động. Tức là, dữ liệu trong tệp Excel có thể thay đổi theo thời gian. Sau đó, điều quan trọng là dữ liệu từ Excel được đặt trong Word là dữ liệu mới nhất. Bạn có thể dán dữ liệu vào Word trong khi vẫn bảo toàn liên kết của dữ liệu trong Excel. Nếu bạn hoặc người khác thay đổi dữ liệu gốc trong Excel, thì những thay đổi đó cũng sẽ được thực hiện trong Word. Để làm được điều này, bạn phải dán dữ liệu từ Excel vào Word theo một cách đặc biệt. Trong trường hợp đó, hãy chọn dán cho. Từ menu Liên kết và giữ định dạng nguồn.

Khi dữ liệu được dán vào Word, bạn sẽ thấy rằng bảng đã được cung cấp một chức năng khác. Nếu bạn nhấp vào một trong các ô bằng nút chuột phải, bạn sẽ thấy một tùy chọn mới trong danh sách, cụ thể là Cập nhật liên kết. Nếu dữ liệu đã được thay đổi trong Excel, nó sẽ không được thay đổi trực tiếp trong Word. Là chủ sở hữu của tài liệu, do đó, bạn có thể hiển thị dữ liệu mới nhất trong bảng bằng cách chọn Cập nhật liên kết.

05 bảng định dạng

Ngẫu nhiên, chức năng này cũng hoạt động khi định dạng ban đầu trong bảng thay đổi trong Excel. Ví dụ: ngay sau khi màu sắc hoặc độ dày của các dòng được thay đổi trong Excel và bạn chọn trong Word Cập nhật liên kết, thì những thay đổi đó cũng được phản ánh trong Word. Điều này tất nhiên cũng có thể có những bất lợi cho bố cục của tài liệu Word của bạn. May mắn thay, có một giải pháp cho điều đó. Nếu bạn chỉ muốn sao chép dữ liệu trong các ô của Excel chứ không muốn chính định dạng, hãy chọn tùy chọn dán Liên kết và sử dụng danh sách mục tiêu. Bảng hiện được sao chép mà không cần định dạng trong Word, nhưng dữ liệu trong chính các ô sẽ vẫn được liên kết với Excel và mọi thay đổi sẽ được lưu sau khi bạn chọn Cập nhật liên kết được triển khai trong Word.

Nếu bảng trong Excel được sửa đổi theo quan điểm thiết kế-kỹ thuật, điều này không ảnh hưởng gì thêm đến bố cục của bảng trong Word.

06 Tạo thư và bưu phẩm

Bạn cũng có thể sử dụng Word để gửi một bức thư đến nhiều địa chỉ. May mắn thay, bạn không phải tạo một bức thư riêng biệt cho mỗi người nhận địa chỉ cho việc này, nhưng bạn có thể tạo một bức thư tiêu chuẩn. Với một bức thư tiêu chuẩn, bạn có thể dễ dàng gửi một bức thư cho nhiều người. Bạn liên kết một cơ sở dữ liệu với tên, địa chỉ và nơi cư trú với một chữ cái tiêu chuẩn như vậy. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng này để in phong bì. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tự động thêm địa chỉ vào tài liệu của bạn.

07 Tạo trường địa chỉ

Word có một tính năng đặc biệt để tự động chèn tên và địa chỉ vào tài liệu của bạn. Trong ruy-băng, bạn sẽ tìm thấy một tab riêng biệt cho việc này, được gọi là Danh sách mail. Ở đó, bạn có thể liên kết Word với một danh sách gửi thư hiện có, hoặc bạn cũng có thể tạo một danh sách mới từ đây.

Đầu tiên bạn phải có một danh sách các địa chỉ. Bạn có thể tự tạo các tệp này trong Word, nhưng bạn cũng có thể liên kết Word với, chẳng hạn như Excel để trích xuất dữ liệu địa chỉ. Trước tiên, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh sách chi tiết địa chỉ của riêng bạn trong Word. Dưới tab Danh sách mail bạn có tìm thấy nút không Chọn địa chỉ. Nhấp vào nó và chọn tùy chọn Nhập danh sách mới.

Một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể nhập chi tiết địa chỉ. Trong ví dụ này, chúng tôi tự giới hạn các chi tiết địa chỉ (hư cấu) như cách chào, chữ viết tắt, họ, địa chỉ, mã bưu điện và nơi cư trú. Đối với mỗi hàng, hãy điền thông tin chi tiết về những người bạn muốn viết thư. Khi bạn điền xong, hãy nhấn nút VÂNG để lưu danh sách.

Word lưu trữ danh sách địa chỉ dưới dạng cơ sở dữ liệu Microsoft (với phần mở rộng là .mdb), có ưu điểm là bạn có thể tiếp tục sử dụng tệp này trong Office, vì vậy bạn không phải tạo danh sách địa chỉ mới mỗi lần.

Nếu bạn đã lưu cơ sở dữ liệu trong Word, nút sẽ xuất hiện trong Ribbon Bắt đầu kết hợp thư có sẵn. Nhưng trước khi bạn nhấp vào đó, trước tiên bạn phải xác định vị trí trong thư của bạn, nơi bạn muốn đặt trường địa chỉ. Để đặt nó, hãy nhấp vào nút Khối địa chỉ.

08 Kiểm tra dữ liệu

Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ mới, trong đó bạn có thể kiểm tra xem dữ liệu có chính xác hay không. Về nguyên tắc, bạn không phải thay đổi nhiều ở đây; nếu bạn đã tạo một danh sách địa chỉ đơn giản chỉ chứa họ và tên, đường phố, số nhà, mã zip và thành phố và tất cả các địa chỉ đều ở quốc gia của bạn, thì Word thường đặt chính xác ngay lập tức. Nó chỉ có thể hữu ích khi thay đổi cài đặt nếu bạn cũng gửi thư quốc tế. Nhấp vào nút sau đó VÂNG , sau đó Word đặt một mã văn bản <>. Khối đó chỉ ra rằng dữ liệu địa chỉ của cơ sở dữ liệu sẽ được đặt ở đó.

Ở đầu thanh Ribbon, bạn sẽ thấy các nút bổ sung mà bạn có thể duyệt qua các chữ cái có địa chỉ vừa được liên kết. Bằng cách này, bạn có thể kiểm tra xem chi tiết địa chỉ có được ghi chính xác trên thư hay không. Ngoài các nút mũi tên để cuộn qua các chữ cái, bạn cũng sẽ tìm thấy một nút có tên Ví dụ về kết quả. Khi nhấn nút này, bạn cũng có thể xem chi tiết địa chỉ thực tế trên mỗi bức thư.

Giờ đây, bạn có thể quyết định xem mình hài lòng với chế độ xem hiện tại hay bạn muốn thay đổi điều gì đó. Bố cục, ví dụ, vì bạn có thể muốn in các địa chỉ lớn hơn một chút hoặc cung cấp cho chúng một phông chữ khác. Bạn không phải thực hiện việc này cho từng chữ cái riêng biệt, nhưng bạn có thể thực hiện việc này một lần bằng cách chọn khối <> trong tài liệu của mình. Để làm điều đó, trước tiên bạn phải tắt chế độ xem trước địa chỉ bằng cách nhấn lại vào nút. Ví dụ về kết quả để nhấp vào. Chỉ khi đó, khối địa chỉ mới xuất hiện trở lại. Chọn <> trong tài liệu của bạn và bạn có thể thay đổi định dạng của nó.

09 Hợp nhất các tài liệu

Bạn có hài lòng với kết quả không? Sau đó, bạn có thể kết hợp các chi tiết địa chỉ với thư của bạn. Với việc hợp nhất, Word tạo nhiều bản sao của bức thư, với địa chỉ duy nhất từ cơ sở dữ liệu trên mỗi bức thư. Để bắt đầu hợp nhất, hãy nhấp vào nút trong ruy-băng Kết thúc và Hợp nhất, tất cả các cách về bên phải. Ba tùy chọn bây giờ sẽ xuất hiện, hãy chọn In tài liệu.

Chỉ định bản ghi nào bạn muốn in, thông thường bạn in mọi thứ trong một lần. Word sẽ gửi lệnh, sau khi nhấn nút VÂNG, đến máy in và các chữ cái của bạn sẽ được in.

Mẹo: In nhãn và phong bì

Ngoài in thư, bạn còn muốn in địa chỉ lên phong bì hay tem nhãn? Sau đó, chọn ở phía bên trái của Ribbon cho Bao lì xì hoặc nhãn mác. Khi bạn bấm vào một trong hai nút này, Word sẽ thay đổi bố cục của tài liệu hiện tại của bạn thành bố cục của một phong bì hoặc nhãn. Bạn có thể chọn từ các định dạng khác nhau.

10 Nhập địa chỉ từ Excel

Bạn cũng có thể lấy các tệp địa chỉ của mình trong Word từ các chương trình khác hoặc làm việc với các định dạng tệp riêng biệt. Việc nhập thông qua chức năng Danh sách địa chỉ trong Word đôi khi khá khó khăn. Đây là một công việc rất chính xác và việc nhấn nhầm nút có thể nhanh chóng đồng nghĩa với việc bạn phải nhập lại một bản ghi. Ngoài ra, kích thước nhỏ của cửa sổ nhập liệu gây khó khăn khi làm việc với nhiều bản ghi. Trong trường hợp đó, tốt hơn nên chọn một chương trình có thể xử lý các bản ghi tốt hơn, chẳng hạn như Excel hoặc - nếu bạn thích làm việc với các chương trình cơ sở dữ liệu - Access. Đối với khóa học cơ bản này, chúng tôi sử dụng Excel để nhập dữ liệu địa chỉ, điều này hoạt động tốt trong trường hợp này; Excel làm cho việc sử dụng nhiều hàng dễ dàng hơn nhiều.

Nếu bạn có bản ghi của mình theo thứ tự tốt trong Excel, bạn có thể dễ dàng sử dụng chúng để tạo dữ liệu địa chỉ trong Word. Mỗi hàng trong Excel phải được sử dụng trong Word cho dữ liệu địa chỉ, bạn đặt tên rõ ràng: Lời chào, Tên đầu tiên, Họ, tên đường, số nhà, Mã bưu điện và nơi cư trú. Hàng đó sau đó là hàng đầu tiên trong bảng. Trên các hàng tiếp theo, hãy điền vào tất cả các chi tiết về địa chỉ bạn muốn sử dụng trong thư.

11 Lưu tệp

Bạn đã hoàn thành hồ sơ của mình chưa? Sau đó bạn lưu lại rồi vào Word để nhập dữ liệu từ tệp Excel dưới dạng tệp địa chỉ. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau: nhấp vào Ruy-băng Danh sách mail trên Chọn địa chỉ và chọn cái đó Sử dụng danh sách hiện có. Sau đó chọn tệp Excel của bạn.

Word bây giờ đi kèm với xác nhận của tệp. Nếu bạn định dạng bảng trong Excel, như trong ví dụ của chúng tôi, hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột. Sau đó đăng ký Hàng dữ liệu đầu tiên chứa các tiêu đề cột. Word nhận ra điều này và do đó bạn có thể dễ dàng đặt các trường phù hợp vào đúng vị trí trong tài liệu của mình.

12 Chỉ định các trường

Ngược lại với việc nhập dữ liệu địa chỉ qua Danh sách địa chỉ, bạn vẫn phải chỉ định các trường riêng biệt khi nhập dữ liệu từ Excel. Mỗi cột từ tệp Excel của bạn sẽ trở thành một khối riêng biệt trong Word cuối cùng chứa toàn bộ trường địa chỉ. Trong ruy-băng lúc Danh sách mail bạn sẽ tìm thấy một nút có tên Chèn các trường hợp nhất. Trong menu đó, bạn sẽ tìm thấy tất cả các cột từ trang tính Excel. Bây giờ bạn có thể đặt nó vào tài liệu của mình bằng cách nhấp vào tên chính xác. Trước tiên, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn trường đầu tiên, trong ví dụ của chúng tôi, đó là Lời chào.

Đặt một khoảng cách giữa mỗi trường trong tài liệu Word của bạn để lời chào, họ và tên không được đặt cùng nhau, như dưới đây:

<><><>

Bây giờ, hãy nhập một dòng mới và đặt các trường bên dưới nó tên đường và số nhà, lại có khoảng trắng ở giữa:

<><>

Và ở dòng cuối cùng bạn đặt Mã bưu điện và nơi cư trú, cũng ở đây với khoảng trắng ở giữa: