Chắc chắn bạn đã thấy rằng Gmail có khả năng gán nhãn cho thư. Mặt khác, bạn không thể tạo các thư mục. May mắn thay, bạn có thể làm cho nhãn hoạt động như thư mục rất dễ dàng!
Tạo nhãn
Bạn có thể gắn nhãn email theo cách thủ công, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nhãn kết hợp với bộ lọc để tự động phân loại email. Trước khi bạn bắt đầu tổ chức điều đó, bạn nên tạo các nhãn đó, giống như cách bạn tạo các thư mục trong chương trình thư của mình trước tiên.
Bạn thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng cài đặt ở đầu Gmail (trông giống như một bánh răng) và sau đó nhấp vào Cài đặt. Trên trang mở ra, hãy nhấp vào tab Nhãn. Trước tiên, bạn sẽ thấy một loạt các nhãn từ chính Gmail và bên dưới bạn sẽ thấy tiêu đề Nhãn có nút Tạo nhãn mới ngay bên dưới. Khi bạn nhấp vào đây, bạn có thể tạo một nhãn mà bạn có thể thêm vào thư. Ví dụ: Có thể là: Thư từ năm 2011 hoặc Thư từ Sabine (giả sử bạn biết ai đó tên là Sabine ...).
Tạo nhiều nhãn như bạn muốn. Bạn thậm chí có thể tạo các nhãn phụ (tức là nhãn trong một nhãn) bằng cách chọn Đặt nhãn bên dưới và sau đó chọn một nhãn chính. Bằng cách này, bạn có thể tạo một cấu trúc thư mục mở rộng.
Nhãn được tạo trong Cài đặt Gmail.
Gán nhãn
Bạn có thể dễ dàng gán nhãn theo cách thủ công. Khi bạn nhận được một email có nhãn nhất định, hãy chọn email (kiểm tra hoặc mở nó) rồi nhấp vào biểu tượng có nhãn ở đầu màn hình (bên cạnh nút Hơn).
Bằng cách đặt dấu kiểm trước nhãn mong muốn trong menu mở rộng, bạn gán nhãn này cho thư này. Bằng cách đó, tất nhiên bạn cũng có thể xử lý nhiều thư cùng một lúc. Bây giờ khi bạn nhìn vào ngăn bên trái của Gmail, bạn sẽ thấy danh sách các nhãn bạn đã tạo xuất hiện như thể chúng là các thư mục.
Việc gán nhãn rất đơn giản.
Nhãn qua bộ lọc
Tất nhiên không có gì sai khi gán nhãn theo cách thủ công, nhưng bạn cũng có thể làm điều đó rất dễ dàng tự động bằng cách tạo bộ lọc. Cách nhanh nhất và dễ nhất để làm điều đó là nhập nội dung nào đó vào hộp tìm kiếm.
Giả sử, như trong ví dụ trước, chúng ta đang tìm kiếm email từ một người tên Sabine. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh trường tìm kiếm và tại Từ nhập địa chỉ e-mail của người có e-mail bạn muốn gắn nhãn (email bạn đã nhận và e-mail trong tương lai). Nếu bây giờ bạn nhấp vào nút Tìm kiếm (kính lúp), một tìm kiếm sẽ được thực hiện cho các e-mail đáp ứng các tiêu chí này. Tuy nhiên, thay vào đó, hãy nhấp vào Tạo bộ lọc với tìm kiếm này. Trong cửa sổ xuất hiện, bây giờ bạn có thể cho biết rằng tất cả các thư đáp ứng các tiêu chí bạn vừa nhập sẽ được gán một nhãn (chọn nhãn đó tại Chọn nhãn).
Bây giờ khi bạn nhấp vào Tạo bộ lọc, bộ lọc được tạo và các thư đáp ứng các tiêu chí bạn chỉ định sẽ tự động được gắn nhãn, làm cho nó trông giống như chúng xuất hiện trong một 'thư mục' ở bên cạnh.
Nhưng tại sao phải làm thủ công trong khi bạn có thể làm điều đó tự động?
