Chủ đề, kiểu và mẫu trong Word và Powerpoint

Microsoft Office chắc chắn là bộ ứng dụng văn phòng phổ biến nhất. Tuy nhiên, không phải lúc nào nhiều người dùng cũng sử dụng nó một cách hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phần mềm này có một số thành phần không chỉ cho phép bạn làm việc nhanh hơn mà còn làm cho các phôi của bạn đẹp và nhất quán hơn. Các thành phần như chủ đề, kiểu và mẫu trong Word và Powerpoint, bạn bắt đầu như thế nào?

Mẹo 01: Chủ đề Office

Nhiều người dùng Office hầu như không quen thuộc với khái niệm chủ đề Office. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đang sử dụng nhiều ứng dụng từ bộ ứng dụng văn phòng, đó là một cách lý tưởng để cung cấp cho các phôi của bạn một giao diện nhất quán và chuyên nghiệp, với màu sắc, phông chữ phù hợp, v.v. Phương pháp làm việc trong các ứng dụng khác nhau (của Office 2016) tương tự nhau, nhưng chúng tôi chủ yếu tập trung vào PowerPoint ở đây vì ứng dụng hướng trực quan mạnh mẽ này cung cấp nhiều tùy chọn nhất.

Để cung cấp bản trình bày có chủ đề (khác), bạn chỉ cần tab Thiết kế và nhấp vào mũi tên ở dưới cùng bên phải của Chủ đề nhấp chuột: một bảng với hơn 40 chủ đề sẽ xuất hiện. Chỉ cần di con trỏ chuột qua hình thu nhỏ của chủ đề như vậy một lúc để xem bản xem trước trực tiếp. Với một cú nhấp chuột, bạn thực sự áp dụng chủ đề, nhưng nếu cần, bạn có thể nhanh chóng hoàn tác quyết định này bằng Ctrl + Z.

Mẹo 02: Phối màu

Tất nhiên, sẽ thú vị và cá nhân hơn nếu bạn thiết kế chủ đề Office của riêng mình, chẳng hạn như chủ đề phù hợp với phong cách ngôi nhà của bạn, hiệp hội hoặc công ty của bạn. Vì chủ đề Office luôn bao gồm một bảng màu, đây có vẻ như là một điểm khởi đầu hợp lý. Như đã đề cập, chúng tôi làm điều đó ở đây trong PowerPoint. Mở một bản trình bày trống, chuyển đến tab Thiết kế và nhấp vào mũi tên ở dưới cùng bên phải của phần Các biến thể. Một menu thả xuống bật lên, nơi bạn liên tiếp Màu sắc và Điều chỉnh màu sắc chọn - trừ khi kiểu nhà của bạn đã khớp với một trong các cách kết hợp màu được đề xuất tiêu chuẩn.

Tuy nhiên, ở đây chúng tôi giả định rằng bạn muốn sử dụng các màu đặc trưng của công ty hoặc hiệp hội của mình và bạn có các giá trị RGB của các màu đó. Bạn tiến hành như sau. Nhấp vào mũi tên bên cạnh một trong các màu chủ đề và chọn Nhiều màu sắc hơn. Mở tab Đã sửa đổi và điền vào Mô hình màu RGB tỷ lệ phần trăm của các màu màu đỏ, Màu xanh lá và Màu xanh dương trong. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem mô hình màu tại đây HSL có thể được chọn, được dịch là màu sắc (hue), cường độ (độ bão hòa) và độ sáng (độ chói). Xác nhận với VÂNG, đặt tên cho bảng màu của bạn một cách thích hợp và lưu nó bằng nút Cứu.

Mô hình màu

Giả sử bạn có các màu nhà của hiệp hội hoặc công ty của bạn, nhưng bạn đã nhận được chúng trong một mô hình màu không được Microsoft Office hỗ trợ, chẳng hạn như hex, cmyk hoặc ral. Đừng lo lắng, bạn có thể giải quyết điều đó với sự trợ giúp của các công cụ chuyển đổi trực tuyến miễn phí.

Để chuyển các màu hex sang mô hình màu rgb được hỗ trợ, bạn có thể sử dụng trang web này. Bạn nhập mã màu hệ thập lục phân vào đây (ví dụ: # B68CE0) và bạn sẽ thấy các màu rgb tương ứng xuất hiện, trong một màu trang tùy chỉnh (ví dụ: 182,140,224).

Để chuyển đổi màu cmyk (lục lam, đỏ tươi, vàng, đen), hãy truy cập vào đây và để biết bảng chuyển đổi của mô hình ral, bạn có thể vào đây chẳng hạn.

Và người chỉ có màu sắc của công ty mình trên một hình ảnh: trên www.imagecolorpicker.com, bạn có thể chỉnh sửa hình ảnh bằng nút Tải lên hình ảnh của bạn và Gửi hình ảnh và sau đó bấm vào màu mong muốn bằng con trỏ chuột.

Mẹo 03: Phông chữ

Bản sắc công ty tất nhiên không chỉ là một bảng màu đẹp. Chúng tôi có thể tưởng tượng rằng bạn cũng muốn sử dụng các phông chữ cụ thể. Đó là tất nhiên cũng có thể. Để thực hiện việc này, hãy mở lại menu thả xuống tại Các biến thể (xem mẹo 2), lần này bạn đang ở đâu Phông chữ / Tùy chỉnh Phông chữ lựa chọn. Một hộp thoại xuất hiện trong đó bạn chọn phông chữ mong muốn cho cả văn bản tiêu đề và nội dung. Nếu bạn không tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong số các phông chữ đã chọn, hãy biết rằng có vô số phông chữ khác, thường là miễn phí có sẵn trực tuyến, chẳng hạn như tại www.dafont.com. Việc cài đặt một phông chữ đã tải xuống như vậy thường không khó hơn việc giải nén tệp, nhấp chuột phải vào tệp ttf hoặc otf và để cài đặt để chọn nó: sau đó nó sẽ bật lên giữa các phông chữ khác của bạn. Xin lưu ý bạn, không phải tất cả các phông chữ đều có chất lượng như nhau; cũng kiểm tra xem nó không có bản quyền.

Cuối cùng, đặt tên phù hợp cho phông chữ chủ đề và xác nhận với Cứu.

Mẹo 04: Bối cảnh

Một trình chiếu cũng có thể có nền (màu) thích hợp. Bạn mở lại menu thả xuống tại Các biến thể (xem mẹo 2) nơi bạn Kiểu nền / Nền chọn định dạng. Ở bên phải, bảng điều khiển tương ứng xuất hiện trong đó bạn chọn một nền phù hợp theo tùy chọn đệm lót, như Gradient điền hoặc Hình ảnh hoặc kết cấu điền vào. Tùy chọn cuối cùng này có thể thú vị nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh của riêng mình, chẳng hạn như biểu trưng, ​​làm nền. Dưới sự chỉ định Chèn ảnhtừ sau đó bấm vào nút Tập tin hoặc Trực tuyến, sau đó bạn nhập hình ảnh mong muốn. Với thanh trượt tại Minh bạch bạn kiểm soát tính minh bạch và nếu bạn đặt séc tại Những bức ảnh cạnh nhau dưới dạng mẫu bitmap, có thể làm cho hình ảnh của bạn xuất hiện dưới dạng mẫu (bitmap) trong nền. Xác nhận lựa chọn của bạn bằng nút Áp dụng ở mọi nơi.

Để đầy đủ, chúng tôi cũng đề cập đến tùy chọn Hiệu ứng trong trình đơn thả xuống tại Các biến thể: bạn sẽ tìm thấy một bộ sưu tập gồm mười lăm hiệu ứng ở đây, nhưng ý nghĩa của điều này khiến chúng ta khó hiểu một chút.

Mẹo 05: Mô hình trang trình bày

Nếu bạn cũng muốn trả lại phần tử đồ họa nào đó trong các trang trình bày của mình, thì bạn cũng điều chỉnh chức năng 'trang trình bày chính' của PowerPoint. Bạn làm điều đó như sau. Đi tới tab Hình ảnh và chọn Slide Master trong phần Chế độ xem mô hình. Tab sẽ hiển thị và trang chiếu cái thực tế bây giờ sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái ở trên cùng, với các bố cục trang chiếu có liên quan bên dưới. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa trang chiếu cái này theo ý thích của mình: bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các điều chỉnh ngay lập tức được phản ánh trong các trang chiếu bên dưới dựa trên trang chiếu cái này. Bằng cách này, chẳng hạn, bạn có thể đặt logo của công ty vào góc của tất cả các trang trình bày của bạn. Bạn làm điều đó thông qua Chèn / Hình ảnh, sau đó bạn lấy hình ảnh mong muốn và đặt nó ở một nơi thích hợp. Khi bạn hoàn tất các thay đổi của mình, hãy xác nhận với Đóng chế độ xem mô hình, ở bên phải của thanh công cụ.

Bạn có thể tìm thêm giải thích (bằng tiếng Anh) về khái niệm trình chiếu chính qua liên kết này (trình chiếu chính là tên tiếng Anh của trình chiếu chính).

Mẹo 06: Sử dụng chủ đề

Bây giờ bạn đã hoàn thành mọi phần có thể có trong chủ đề của mình, vì vậy đã đến lúc kết hợp các chỉnh sửa của bạn thành một chủ đề lớn. Đối với điều đó, bạn mở menu Thiết kế, sau đó bạn nhấp vào mũi tên ở dưới cùng bên phải của danh mục Chủ đề số lần nhấp chuột. Ở dưới cùng, bạn chọn Lưu chủ đề hiện tại. Đặt tên thích hợp cho chủ đề và lưu nó dưới dạng chủ đề Office với phần mở rộng tệp .thmx bằng nút Cứu. Vị trí mặc định cho một chủ đề như vậy là C: \ Users \ [tên tài khoản] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \ Document Themes.

Chủ đề hiện đã sẵn sàng để sử dụng. Hãy kiểm tra điều đó trước trong chính PowerPoint. Mở một bản trình bày trống mới tại Tệp / Mới và nhấp ngay dưới tiêu đề Mới trên Đã sửa đổi: chủ đề bạn vừa lưu sẽ xuất hiện tại đây. Nhấp vào hình thu nhỏ của chủ đề và sau đó nhấp vào Để làm cho mở nó ra.

Mẹo 07: Chuyển giao chủ đề

Chúng tôi đã đề cập trước đó trong bài viết này: một chủ đề như vậy có thể được sử dụng trong các ứng dụng khác của Microsoft Office. Ví dụ, hãy sử dụng chủ đề PowerPoint mới của chúng tôi trong Word. Mở một tài liệu trống mới trong Word. Sau đó vào menu Thiết kế và nhấp vào mũi tên bên dưới Chủ đề, còn lại trong phần Định dạng tài liệu. Ở đầu trình đơn thả xuống tại Đã sửa đổi bây giờ bạn cũng sẽ tìm thấy (các) chủ đề của riêng bạn. Sau đó, khi bạn chọn các phần khác nhau của tab Thiết kế Khi bạn nhìn vào nó, bạn ngay lập tức nhận thấy rằng bảng màu và phông chữ, trong số những thứ khác, được căn chỉnh với chủ đề đó.

Nó hoạt động giống như trong Outlook: mở một thư mới, chuyển đến tab Tùy chọn và chọn chủ đề mong muốn trong nhóm Chủ đề. Câu chuyện này cũng tương tự với Excel, chỉ có điều bạn sẽ tìm thấy các chủ đề ở đây trên tab Bố trí trang.

Tuy nhiên, chủ đề Office như vậy không chỉ có thể chuyển sang các ứng dụng Office khác, bạn còn có thể chia sẻ nó với những người khác. Bạn làm điều đó như sau. Điều hướng bằng Windows Explorer đến đường dẫn mà chúng tôi đã đề cập trong mẹo 6. Tệp thmx của chủ đề của bạn bây giờ sẽ hiển thị và tất cả những gì bạn phải làm là sao chép tệp này và đưa nó cho những người đã định. Ngay sau khi họ đặt tệp này vào cùng một vị trí trên PC của mình, họ có thể bắt đầu làm việc với nó ngay lập tức.