Chia sẻ lịch rất hữu ích để luôn được cập nhật về các cuộc hẹn trong gia đình bạn. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa sử dụng một chương trình nghị sự chung, trong khi việc lập một chương trình nghị sự không khó đến vậy. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách hoạt động của nó.
Chúng tôi giúp bạn tạo chương trình nghị sự kỹ thuật số cho cả gia đình, cố gắng tính đến mọi tình huống: từ những gia đình mà mọi người đều có điện thoại thông minh đến những gia đình không có ai và mọi thứ ở giữa.
01 Chọn nền tảng
Mọi người đều khác nhau và mọi người đều có sở thích riêng của họ. Một người rất hâm mộ các dịch vụ của Microsoft, trong khi một người khác lại yêu thích Apple. Khi bạn muốn chia sẻ lịch với gia đình của mình, điều quan trọng là bạn phải chọn một nền tảng phù hợp với gia đình nhất có thể. Như bạn sẽ đọc ở phần sau của bài viết này, các nền tảng khác nhau có thể giao tiếp tốt với nhau, nhưng bí mật là thuận tiện nhất khi mọi người sử dụng cùng một dịch vụ. Để minh họa: khi mọi người trong gia đình đều có iPhone, việc sử dụng lịch của Apple sẽ có ý nghĩa hơn so với lịch của Google.
Trong bài viết này, chúng tôi chọn Google vì nó có cơ sở người dùng lớn nhất với hơn một tỷ người dùng hoạt động mỗi tháng. Tuy nhiên, hầu hết các bước chúng tôi thực hiện cũng có thể thực hiện được, chẳng hạn như chương trình làm việc của Apple, chỉ một số tùy chọn nhất định có tên khác.
02 Tạo lịch
Khi bạn tạo tài khoản Google (cũng áp dụng cho Apple ID), bạn sẽ tự động nhận được lịch / chương trình làm việc. Đây là lịch chính của bạn, lịch này không được chia sẻ với bất kỳ ai theo mặc định. Bạn có thể thêm các cuộc hẹn trực tiếp vào nó khi bạn lướt ở đây. Khi bạn muốn chia sẻ lịch với ai đó, không phải lúc nào bạn cũng có thể thực hiện điều đó với lịch chính của mình một cách thuận tiện. Ví dụ, trong một gia đình, bạn muốn các cuộc hẹn khám răng, các buổi tập bóng đá, v.v. trong chương trình làm việc chung, và bạn có thể không muốn chúng ở cùng một chương trình, chẳng hạn như các cuộc hẹn làm việc của bạn.
Nếu bạn sử dụng nhiều lịch, bạn có thể dễ dàng lọc, về lịch nào trong bước 5. Để tạo lịch trong Lịch Google, hãy nhấp vào dấu cộng ở trên cùng bên phải của tiêu đề Lịch của tôi trong ngăn bên trái và chọn Lịch mới. Bây giờ bạn phải đánh đổi một điều quan trọng: bạn có lập một chương trình nghị sự cho mọi thành viên trong gia đình không? Hoặc lập một chương trình nghị sự cho cả gia đình. Ưu điểm của phương án thứ nhất là các thành viên trong gia đình không phải đối đầu với các thỏa thuận của nhau, trong khi cha mẹ có một cái nhìn tổng thể. Điều bất lợi là bạn phải đảm bảo rằng bạn đưa nó vào đúng chương trình làm việc cho mọi cuộc hẹn. Trong khóa học này, chúng tôi đi cho tùy chọn đầu tiên. Đặt tên, mô tả cho lịch, chọn múi giờ, sau đó nhấp vào Tạo lịch.
Ứng dụng việc cần làm
Trong bài viết này, chúng tôi chủ yếu thảo luận về các ứng dụng và nền tảng lịch thực, chẳng hạn như Lịch Google và Lịch Apple. Đây là tất cả các nền tảng khá rộng rãi với nhiều khả năng. Tuy nhiên, không phải ai cũng cần tất cả các tùy chọn này. Trong một số trường hợp, chỉ cần sử dụng ứng dụng việc cần làm là đủ. Trong một ứng dụng như vậy, bạn thêm một nhiệm vụ với thời hạn (trong nhiều trường hợp, bạn cũng có thể giao cho một người). Một ứng dụng như vậy có thể cực kỳ hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm sự kết hợp giữa lịch và cách sắp xếp công việc gia đình cho các cư dân trong nhà. Các ứng dụng mà chúng tôi muốn sử dụng cho việc này là Wunderlist hoặc Todoist. Cả hai ứng dụng đều có thể được tìm thấy trong Cửa hàng Chrome trực tuyến, Cửa hàng Google Play và Cửa hàng ứng dụng của Apple.
03 Chia sẻ lịch
Khi bạn đã tạo một chương trình làm việc, tất nhiên bạn sẽ muốn chia sẻ nó với (những) người có liên quan. Đây là bước 1 có liên quan vì dễ dàng nhất để chia sẻ Lịch Google với người cũng sử dụng các dịch vụ của Google, Lịch Apple với người có ID Apple, v.v. Trong bước tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách giải quyết nếu các nền tảng khác nhau được sử dụng trong một hộ gia đình. Trong bước này, chúng tôi giả định rằng các thành viên khác trong gia đình, như bạn, sử dụng Lịch Google. Để cấp cho người khác quyền truy cập vào (các) lịch bạn vừa tạo, hãy nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tên lịch bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấp vào Cài đặt và chia sẻ. Bây giờ bạn có thể cho biết liệu bạn có muốn đặt chương trình này ở chế độ công khai hay không (dưới tiêu đề Quyền truy cập), nhưng điều đó đánh giá chúng tôi là một ý tưởng cực kỳ tồi cho chương trình gia đình. Sẽ thuận tiện hơn nếu chỉ chia sẻ chương trình làm việc với những người có liên quan. Bạn thực hiện việc này bằng cách nhập địa chỉ e-mail của những người được đề cập dưới tiêu đề Chia sẻ với những người cụ thể và sau đó cho biết liệu những người này có thể chỉ xem hoặc thực hiện các thay đổi hay không. Xin lưu ý, bạn không nên nhập địa chỉ email không phải Gmail vào đây, các địa chỉ bên ngoài sẽ không hoạt động và sẽ không nhận được email mời. Địa chỉ Gmail bạn đã thêm sẽ nhận được điều đó và những người đó có thể xem lịch ngay lập tức.
04 Chấp nhận / Xóa lịch
Nếu bạn đã nhập địa chỉ Gmail khi chia sẻ, người được đề cập sẽ nhận được email có thông báo rằng bạn đã mời họ vào lịch được chia sẻ. Điều vừa hữu ích vừa có một chút đáng ngờ là bạn không có lựa chọn từ chối lịch được chia sẻ… nó tự động được thêm vào dưới tiêu đề Lịch của tôi. Trong trường hợp không chắc ai đó đã thêm bạn vào lịch mà bạn không muốn tham gia, bạn có thể nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh lịch có liên quan và sau đó Cài đặt và chia sẻ. Sau đó, bạn có thể chọn ở dưới cùng cho Đăng xuất (nếu bạn chỉ muốn hủy đăng ký) hoặc - nếu bạn có những quyền đó - tẩy nếu bạn không muốn nó có sẵn cho bất kỳ ai nữa. Sau đó, chương trình sẽ ngay lập tức biến mất khỏi phần tổng quan.
05 nền tảng khác nhau
Ở bước trước, chúng tôi đã chỉ ra rằng bạn chỉ có thể cung cấp địa chỉ Gmail khi chia sẻ lịch của mình. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó trong nhà (ví dụ như con bạn) sử dụng lịch Apple trên iPhone của họ, không có tài khoản Google của riêng mình và cũng muốn đồng bộ hóa các cuộc hẹn. Điều đó bây giờ có vẻ rất phức tạp, nhưng may mắn thay nó rất đơn giản. Đăng nhập vào thiết bị iOS mà bạn muốn xem lịch và điều hướng đến Cài đặt / Tài khoản & Mật khẩu / Tài khoản mới. Tiếp đó hãy chọn Google và đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu tài khoản Google của riêng bạn. Trong các tùy chọn mà bạn có thể bật, trong trường hợp này, bạn chỉ chuyển đổi Lịch trong. Bây giờ khi bạn mở ứng dụng Lịch trên thiết bị, bạn có quyền truy cập trực tiếp vào lịch của Gmail và các cuộc hẹn (nếu được đặt đúng lịch) sẽ được đồng bộ hóa.
Lưu ý: vì e-mail và danh bạ cũng có thể được đồng bộ hóa theo cách này (ví dụ như trên iPhone của con bạn), nên sẽ không hữu ích khi sử dụng tài khoản chính của bạn cho việc này. Có lẽ sẽ khôn ngoan hơn nếu bạn tạo một tài khoản gia đình trên Google.
Giải pháp thay thế
Mặc dù hầu hết mọi người sử dụng ứng dụng lịch của Google và Apple, nhưng cũng có nhiều ứng dụng lịch khác, bao gồm các ứng dụng đặc biệt tập trung vào việc tạo lịch cộng tác. Một số mẹo hay bao gồm Klenderen Fello, cả hai đều được sử dụng miễn phí. Bạn có thể tạo một chương trình làm việc chung và hoàn toàn không mất thời gian và bạn cũng có thể phân chia các nhiệm vụ chăm sóc chung hoặc xem bạn cùng nhà đã làm những công việc nào trong nhà.
06 Lên lịch một cuộc hẹn
Bây giờ bạn đã tạo lịch và chia sẻ nó với tất cả những người có quyền truy cập vào nó, đã đến lúc lên lịch một cuộc hẹn. Bạn thực hiện điều đó như thế nào là rất quan trọng, bởi vì không phải trường hợp nào mà mọi cuộc hẹn bạn lên lịch đều được tự động chia sẻ với tất cả các lịch. Mở Lịch Google của bạn và nhấp vào ngày / giờ bạn muốn sắp xếp một cuộc hẹn. Đặt tên cho cuộc hẹn và sau đó nhấp vào Lựa chọn khác để thêm hoặc chỉnh sửa thêm dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể cho biết cuộc hẹn kéo dài cả ngày, nó diễn ra ở đâu, bạn có thể thêm tệp đính kèm, v.v. Nhưng điều quan trọng nhất trong trường hợp này là bạn chỉ định cuộc hẹn vào đúng chương trình. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã tạo lịch cho tất cả các thành viên của cộng đồng (được đặt tên là cha, mẹ, con 1 và con 2 để tiện theo dõi). Nếu bạn đã chia sẻ chương trình làm việc của đứa trẻ 2 với đứa trẻ 2 chứ không phải chương trình của đứa trẻ 1 (điều đó có lý, vì đứa trẻ 2 không liên quan nhiều đến việc đào tạo bóng đá của đứa trẻ 1), thì đứa trẻ 2 sẽ chỉ thấy những cuộc hẹn đó. bạn chỉ định cho chương trình làm việc của trẻ 2.
Xuất khẩu
Khi chúng tôi nói về việc chia sẻ lịch trong bài viết này, chúng tôi thực hiện theo cách mà các cuộc hẹn được đồng bộ hóa. Nói cách khác, bất cứ nơi nào bạn thêm hoặc thay đổi cuộc hẹn, những thay đổi đó sẽ hiển thị trên tất cả các thiết bị và tài khoản mà lịch được chia sẻ. Một cách chia sẻ khác là xuất tất cả các cuộc hẹn. Điều này không tương tác nhiều: bạn chỉ cần xuất danh sách các cuộc hẹn mà bạn có thể nhập vào một chương trình khác. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi, chẳng hạn, bạn đang tạo một chương trình kịch bản cho một sự kiện dài hạn hoặc một kế hoạch du lịch cho kỳ nghỉ của bạn. Những loại thỏa thuận này thường không cần phải điều chỉnh khi chúng đã được thực hiện. Bạn có thể xuất lịch trong Lịch Google bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh lịch được đề cập và sau đó nhấp vào Cài đặt và chia sẻ. Chọn ngay dưới tiêu đề Cài đặt lịch ở đằng trước Xuất lịch.
07 Đặt lịch mặc định
Những gì chúng tôi giải thích trong bước 6 tự nó khá hợp lý: thêm cuộc hẹn vào chương trình làm việc chính xác. Thật không may, trong thực tế, điều này rất thường sai. Điều quan trọng là phải làm gì đó với điều này, bởi vì nếu điều này xảy ra sai ba hoặc bốn lần, người dùng sẽ nhanh chóng có cảm giác: 'cái này không hoạt động cho một mét' và đó là một điều đáng tiếc. Bởi vì một hệ thống chương trình làm việc tốt hoạt động tuyệt vời. Thật không may, vì một số lý do kỳ lạ, Lịch Google (trong trình duyệt của bạn) không cho phép bạn đặt lịch mặc định.
Nếu sử dụng thiết bị iOS, bạn có thể dễ dàng khắc phục sự cố bằng cách sử dụng thủ thuật từ bước 5. Chỉ cần liên kết Lịch Google với ID Apple của bạn và bạn có thể dễ dàng đặt trong cài đặt Lịch mà bạn muốn thêm lịch theo mặc định. Tất nhiên, bạn vẫn có thể điều chỉnh điều đó theo từng trường hợp cụ thể, nhưng nếu bạn có một tài khoản gia đình chẳng hạn, thì mọi thứ sẽ tự động diễn ra tốt đẹp kể từ thời điểm đó. Rất tiếc, trong Android, không thể đặt lịch mặc định này với ứng dụng mặc định.
08 Lịch lọc
Ở phần đầu của bài viết này, chúng tôi đã chỉ ra rằng việc sử dụng chương trình chính của bạn để lập kế hoạch cho tất cả các loại vấn đề gia đình là không hữu ích (tất nhiên trừ khi bạn không tự làm gì với chương trình đó). Cho dù bạn đã tạo lịch cho mọi thành viên trong gia đình như chúng tôi hay lịch cho cả gia đình… lịch của bạn sẽ lấp đầy các cuộc hẹn khá nhanh chóng. Điều này có thể trở nên rất không rõ ràng, đặc biệt là khi các thỏa thuận chồng chéo lên nhau. Thông thường, chồng chéo là một điều xấu, nhưng nếu, ví dụ, vợ bạn đi tập bóng đá với lũ trẻ, trong khi bạn có một thời hạn quan trọng, thì việc chồng chéo không có vấn đề gì cả. Những người khác nhau, những cuộc hẹn khác nhau. Nhưng thật tuyệt nếu bạn có thể tắt hiển thị chương trình làm việc trong một thời gian. Bằng cách này, bạn sẽ không bị phân tâm bởi các cuộc hẹn khác, trong khi bạn vẫn nhận được thông báo. Điều này có thể được thực hiện rất dễ dàng bằng cách nhấp vào ô vuông màu ở dưới cùng bên trái của Lịch Google cho các lịch mà bạn không muốn hiển thị. Nếu hộp không được tô màu, các cuộc hẹn trong lịch đó sẽ không được hiển thị trong tổng quan chính của bạn. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng tạo một cái nhìn tổng quan và cũng có thể xem các cuộc hẹn rất cụ thể cho mỗi người nếu bạn đã cung cấp cho mọi người chương trình làm việc của riêng họ.
09 Không có điện thoại thông minh?
Do đó, việc chia sẻ lịch rất dễ dàng khi mọi người trong nhà đều có điện thoại thông minh. Nhưng nếu không phải vậy thì sao? Tất nhiên, bạn có thể chọn mua một máy tính bảng (giá rẻ) tiêu chuẩn trên bàn cà phê hoặc treo trên tường và trên đó mọi người có thể xem các cuộc hẹn của họ. Tuy nhiên, trên thực tế, điều đó không hoạt động tối ưu, vì tất nhiên bạn không nhận được thông báo và bạn thực sự phải huấn luyện các thành viên trong gia đình thường xuyên kiểm tra lịch đó. Nếu bạn muốn làm lịch cho con mình, nhưng chúng chưa có điện thoại thông minh, bạn có thể dễ dàng kết hợp kỹ thuật số và kim.
Tạo lịch gia đình hoặc lịch cho mỗi trẻ, như chúng tôi đã giải thích ở bước 1. Với tư cách là cha mẹ, bạn sẽ thêm các cuộc hẹn của tháng tới vào chương trình làm việc chính xác. Giả sử bạn muốn tạo một cái nhìn tổng quan cho trẻ 1. Sau đó, hãy đảm bảo rằng dưới Lịch của tôi một mình Con 1 được kích hoạt và chọn Tháng ở góc nhìn trên cùng bên phải. Sau đó nhấp vào biểu tượng bánh răng và In trong menu mở rộng. Một lịch bây giờ được in có chứa các cuộc hẹn của người có liên quan. Trong trường hợp thay đổi, bạn có thể thêm các cuộc hẹn đó theo cách thủ công. Treo chương trình làm việc trên bảng thông báo hoặc cửa của Child 1, và mọi người biết họ đang đứng ở đâu.
Uyển chuyển
Chúng tôi đã lấy Google làm ví dụ chính trong bài viết này, bởi vì nó là một trong những nền tảng lớn nhất trên thế giới, mà còn vì nền tảng này siêu linh hoạt. Cho dù bạn tải xuống ứng dụng lịch nào cho điện thoại thông minh của mình, hầu hết tất cả chúng đều cho phép bạn đồng bộ hóa Lịch Google của mình. Điều đó có nghĩa là bạn có quyền tự do chọn ứng dụng phù hợp nhất với mình, trong khi tiếp tục sử dụng lịch của Google. Tốt nhất của cả hai thế giới.
