Khi bạn làm việc nhiều với Word và / hoặc Excel, chắc chắn sẽ có những thao tác nhỏ mà bạn thực hiện mọi lúc. Bạn có thể dễ dàng tạo macro cho việc này. Chúng tôi chỉ cho bạn cách làm điều đó.
Ghi macro có thể được xem như ghi phim: bạn ghi lại theo đúng nghĩa đen những gì bạn đang làm và có thể phát lại sau. Sẽ rất hữu ích khi sử dụng macro nếu bạn thực hiện một tác vụ nhiều. Tạo macro nghe có vẻ phức tạp nhưng lại đơn giản đến không ngờ. Cũng nên đọc: 3 chức năng trong Word mà bạn chưa biết.
Chúng có thể được sử dụng trong tất cả các chương trình Office, mặc dù chúng hữu ích nhất trong Word và Excel. Do đó, chúng tôi chỉ cho bạn cách tạo macro trong hai chương trình Office này.
Để tạo macro, trước tiên bạn cần biết tìm chúng ở đâu trong Word và Excel. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để tạo macro trong tab Hình ảnh. Nhấp vào mũi tên màu đen bên dưới macro, ở phía bên phải của thanh tác vụ và ở đó bạn sẽ thấy tùy chọn Ghi lại macro.
Ghi Macro trong Word
Để tạo macro trong Word, hãy mở tài liệu mà bạn muốn thực hiện một thay đổi cụ thể. Ví dụ: có thể văn bản của bạn không phải lúc nào cũng có cùng một phông chữ sau khi bạn đã sao chép một đoạn văn bản từ một trang web. Để nhận văn bản ở cùng một định dạng, bạn luôn có thể chọn tất cả văn bản và sau đó nhấp vào Xóa định dạng và sau đó chọn định dạng mong muốn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thực hiện tất cả các hành động này chỉ bằng một nút bấm, bằng macro.
Nếu bạn nhấp vào macro bản ghi, một cửa sổ sẽ mở ra. Tại đây bạn có thể đặt tên và mô tả cho macro. Tên của macro không được chứa khoảng trắng. Nếu bạn muốn sử dụng một số từ, bạn có thể kết nối chúng với, chẳng hạn như dấu gạch ngang. Ví dụ: bạn đặt tên cho macro format_clear và sau đó bấm vào cái búa bên cạnh 'Nút vặn'.
Một cửa sổ sẽ xuất hiện cho phép bạn thêm macro vào thanh công cụ Truy cập nhanh. Chọn macro và nhấp vào Thêm vào để bắt đầu ghi. Bây giờ thực hiện hành động bạn muốn tự động hóa. Trong trường hợp này, bạn chọn toàn bộ văn bản với CTRL + A và sau đó nhấp vào nút ´Clear All Formatting´ (chữ A với cục tẩy) để xóa toàn bộ định dạng. Sau đó, đặt phông chữ và kích thước mong muốn của văn bản. Khi bạn đã hoàn thành việc này, hãy nhấp vào Dừng ghi và macro được tạo.
Một nút mới hiện đã được thêm vào ở đầu màn hình bên cạnh các nút 'hoàn tác' và 'làm lại'. Trên biểu tượng, bạn thấy một viên kim cương màu xanh lá cây được bao quanh bởi ba hình vuông, được nối với nhau bằng các đường kẻ. Nhấn biểu tượng này sẽ chạy macro bạn vừa ghi. Đối với mỗi macro bạn tạo sau đó, một nút mới được tạo ra vẫn giữ nguyên.
02 Ghi macro trong Excel
Macro trong Excel hoạt động giống nhau. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tạo một macro sắp xếp tất cả dữ liệu trong trang tính. Ví dụ: lập danh sách những người có họ và tên. Bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái và để tránh phải thực hiện lặp đi lặp lại cùng một hành động, chúng tôi tạo macro cho hành động đó. bấm vào Hình ảnh / Macro / Ghi Macro và đặt tên cho macro, chẳng hạn như Sắp xếp.
Trong Excel, bạn không thể chỉ định một nút, chỉ có các tổ hợp phím. Giữ phím Shift và chọn một số hoặc chữ cái (tổ hợp phím trở thành Ctrl + Shift + số / chữ cái). Với sự kết hợp kép này, ít có khả năng sự kết hợp đó đã được tha thứ hơn). bấm vào VÂNG trước khi ghi âm.
Bây giờ hãy chọn các ô có tên và sau đó trong ruy-băng trên tab Sự thật và sau đó Xắp xếp. Trong cửa sổ bây giờ mở ra, hãy nhập các giá trị để sắp xếp, ví dụ: đầu tiên theo họ và sau đó theo tên. Sau đó nhấn VÂNG và sau đó Hình ảnh / Macro / Dừng ghi. Bây giờ bạn đã tạo macro trong Excel. Bằng cách sử dụng phím Phím tắt, bạn thực hiện hành động mọi lúc.
03 Tab nhà phát triển
Trong các phiên bản Office mới nhất, bạn cũng có thể sử dụng tab Nhà phát triển thêm vào thanh công cụ. Tại đây bạn có thêm các tùy chọn để tạo macro. Để thêm tab, hãy chuyển đến Tập tin >Tùy chọn và bạn chọn còn lại cho điều đó Tuy Biên ruy-băng. Ở bên phải, bạn sẽ thấy tất cả các tab và chỉ bỏ chọn hộp bên cạnh Nhà phát triển. Nếu bạn kiểm tra nó, tab sẽ được thêm vào ribbon. Bạn phải thêm tab trong từng chương trình Office riêng biệt.
Đặc biệt trong Excel, bạn nên thêm tab này. Bạn không thể thêm một nút trong chương trình nếu bạn thêm macro qua tab Hình ảnh. Trong tab Nhà phát triển bạn có tùy chọn đó không? Ở bên trái, bạn thấy tùy chọn ghi macro và sau đó nó hoạt động giống như chúng tôi đã giải thích ở trên. Ở giữa, bạn có thể nhấp vào Chèn. Chọn một nút ở đây và sau đó bạn có thể vẽ nút trong trang tính. Khi bạn đã hoàn thành việc đó, một cửa sổ sẽ mở ra với tổng quan về tất cả các macro và bạn có thể chọn macro bạn muốn sử dụng và gán nó cho nút. Chọn macro và nhấn VÂNG. Sau đó, nút được tạo và bạn vẫn có thể thay đổi văn bản của nút thành Sắp xếp tên chẳng hạn. Bây giờ nếu bạn nhấn nút, tên sẽ được sắp xếp.
