Microsoft Word có thể tạo ra nhiều thứ hơn là các chữ cái đơn giản và văn bản thuần túy. Hãy xem các công cụ Thiết kế và Bố cục và bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ chúng có thể giúp ngay cả những người mới bắt đầu tạo bố cục hấp dẫn cho tài liệu quảng cáo, tờ rơi và bản tin.
Bố cục và nội dung của bạn càng phức tạp, bạn càng cần sự trợ giúp của chuyên gia thiết kế - và có thể cả gói xuất bản trên máy tính để bàn chất lượng cao. Nhưng trước khi thực hiện, hãy thử các tài năng tích hợp sẵn của Word.
Làm việc với một mẫu ...
Cách dễ nhất để tạo các tài liệu phức tạp hơn trong Word là sử dụng một mẫu. Word có hàng trăm loại, từ bản tin và tờ rơi đến danh thiếp và fax. Để bắt đầu, hãy truy cập Tệp> Mới trong thanh điều hướng bên trái, và bạn sẽ thấy tuyển tập các mẫu phổ biến (bao gồm cả trang trống mặc định) với hộp tìm kiếm phía trên.
Các mẫu được điền sẵn bằng hình ảnh và văn bản mẫu, bạn có thể dễ dàng thay thế bằng hình ảnh và văn bản của riêng mình (bạn có thể nhấp vào một khối văn bản và bắt đầu nhập hoặc dán văn bản và hình ảnh bạn đã sao chép trước đó vào khay nhớ tạm). Nhưng ngay cả khi bạn muốn thay đổi các yếu tố thiết kế (chẳng hạn như phông chữ), bạn có thể bắt đầu với một mẫu để sử dụng lề đặt trước và các thông số bố cục cơ bản khác khó tạo từ đầu.
... hoặc làm việc với các chủ đề
Nếu bạn muốn bắt đầu lại từ đầu với một trang trống, bạn có thể đặt kích thước trang, lề, cột và các mặc định cơ bản khác trong Bố trí trang ruy-băng. Bạn cũng có thể nhấp vào thiết kế bấm để chọn chủ đề - một tập hợp các phông chữ cho các tùy chọn bố cục phổ biến như tiêu đề, tiêu đề phụ và nội dung. Tất nhiên, bạn có thể chỉ định các phông chữ này riêng lẻ khi bạn nhập, nhưng các phông chữ trong một chủ đề cụ thể được chọn và định kích thước theo các tiêu chuẩn thiết kế được chấp nhận chung để chúng trông đẹp mắt khi cạnh nhau.
Nó thiết kế tab cũng cung cấp bộ sưu tập các bảng màu và hiệu ứng mà bạn có thể áp dụng để tạo đặc điểm cho bố cục của mình. Ví dụ: bạn có thể chọn một màu nhất định từ bảng màu cho đường viền và một màu khác cho tiêu đề phụ. (Khi bạn đã chọn một chủ đề, màu sắc sẽ xuất hiện trong bảng màu khi bạn nhấn vào Màu phông chữ biểu tượng trên Nhà ruy-băng.) Bạn có thể thử nghiệm các giao diện khác nhau bằng cách di con trỏ qua một chủ đề (hoặc bất kỳ phần tử thiết kế nào khác trong ruy-băng), sau đó được áp dụng cho phần thích hợp của tài liệu của bạn. Để thực hiện thay đổi vĩnh viễn, hãy nhấp vào phần tử mong muốn.
Với một tùy chọn khác trong tab thiết kế bạn có thể áp dụng màu nền, mẫu hoặc thậm chí là hình ảnh cho tài liệu của mình. bấm vào Màu trang để xem các tùy chọn này - đó là một sự thay thế tuyệt vời cho màu trắng đặc thông thường.
Chơi với kiểu chữ
Không có gì nhàm chán hơn một trang toàn văn bản đơn giản, nhưng đôi khi bạn không có nhiều hình ảnh để giảm bớt sự đơn điệu. Có những công cụ để làm cho bố cục của bạn thú vị hơn, chẳng hạn như tên viết tắt, tiêu đề phụ và dấu ngoặc kép - và chúng tương đối dễ áp dụng trong Word.
Việc thêm các chữ cái đầu - các chữ cái in hoa lớn - vào một đoạn văn rất đơn giản: Trong Chèn ruy-băng, nhấp vào nó Thêm một Drop Cap biểu tượng trong chữ công cụ. Bạn có thể chọn giữa một chữ in hoa phóng to được nhúng trong văn bản hoặc ở lề trái. Của Thả nắp các tùy chọn bạn có thể chọn phông chữ, chiều cao (theo số dòng của văn bản bình thường), ký tự và khoảng cách của văn bản.
Một pullquote là một trích dẫn từ văn bản mà bạn dán vào một trường và sử dụng như một phần tử thiết kế, giống như bạn làm với một hình ảnh. Đó là một cách để làm nổi bật một phần quan trọng của câu chuyện, đồng thời hấp dẫn về mặt hình ảnh trên trang. Trong Word, đặt con trỏ gần khu vực bạn muốn tạo hộp văn bản và bấm vào đó Hộp văn bản biểu tượng trong Chèn ruy-băng. Sau đó, bạn sẽ thấy một menu gồm một số tùy chọn hộp văn bản được định dạng sẵn. Khi bạn đã chọn một, nó sẽ xuất hiện - với văn bản mẫu - trong tài liệu của bạn. Sau đó, bạn có thể thay thế văn bản mẫu bằng văn bản của riêng mình và điều chỉnh các tùy chọn như cỡ chữ và màu sắc.
Ở bên phải của trường, bạn có thể sử dụng một biểu tượng nhỏ để điều chỉnh cách trường phù hợp với bố cục. Ví dụ: bạn có thể chọn để văn bản bao quanh trường hoặc bạn có thể có văn bản ở trên và bên dưới nó (nhưng không bao quanh nó). Bạn cũng có thể ghim vị trí của trường vào trang hoặc vào văn bản xung quanh nó để trường di chuyển khi văn bản di chuyển.
Với Trở thành nghệ thuật biểu tượng trên Chèn ribbon cho phép bạn tạo các phông chữ ngoạn mục đầy màu sắc với các hiệu ứng mà bạn sẽ không tìm thấy trong các phông chữ tiêu chuẩn. Bạn có thể sử dụng những ký tự này để làm sống động một trang, nhưng đừng quá điên rồ: Một số tiền nhỏ có thể mang lại một chặng đường dài.
Hình ảnh, biểu đồ và các nội dung khác
Bây giờ bạn có thể nhận thấy rằng Chữ công cụ chỉ là một phần nhỏ của nó Chèn ribbon, vì có rất nhiều mục khác mà bạn có thể thêm vào để nâng cao giao diện và hiệu ứng của tài liệu.
Hình ảnh là một sự lựa chọn hiển nhiên. Các phiên bản Word hiện tại bao gồm các công cụ cho phép bạn thực hiện chỉnh sửa hình ảnh cơ bản trong ứng dụng. Đối với hộp văn bản, hãy bắt đầu bằng cách đặt con trỏ vào khu vực bạn muốn đặt hình ảnh. Sau đó nhấp vào Những bức ảnh (hoặc Hình ảnh trực tuyến nếu bạn muốn tìm kiếm hình ảnh trong bộ sưu tập ảnh nghệ thuật khổng lồ của Office), và nhấp vào hình ảnh bạn muốn chèn.
Một số điều sẽ xảy ra: Hình ảnh sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn - nếu nó không chính xác ở vị trí bạn muốn, bạn có thể chỉ cần kéo và thả. Bạn cũng có thể thực hiện các điều chỉnh tốt bằng các phím mũi tên khi hình ảnh ở chế độ di chuyển.
Đồng thời, nó xuất hiện Công cụ hình ảnh ribbon, có đầy đủ các loại tùy chọn như cắt xén, hiệu ứng nghệ thuật và khung. Giống như với hộp văn bản, bạn cũng có thể nhận được một biểu tượng bên cạnh hình ảnh cho phép bạn chọn cách nó phù hợp với văn bản.
Word cũng có các công cụ đặc biệt để chèn hình dạng (cho các sơ đồ đơn giản), SmartArt (cho các sơ đồ kinh doanh phức tạp hơn) và thậm chí là các biểu đồ giống Excel mà bạn có thể tạo ngay lập tức.
Phần tử đồ họa mới nhất trong Chèn ruy băng nó là Ảnh chụp màn hình biểu tượng: Nhấp vào nó và bạn có thể thêm tất cả ảnh chụp màn hình hiện tại vào màn hình Windows của mình - một công cụ tiện dụng cho những người muốn hiển thị các quy trình máy tính.
Bạn có thể thêm chú thích vào các phần tử đồ họa bằng cách sử dụng Chèn phụ đề chức năng trong Người giới thiệu ribbon, nhưng có một nhược điểm của nó: Vì tính năng này dành cho các ấn phẩm học thuật, nó được đánh số tự động (theo thứ tự) - và gần như không thể xóa chúng khi in trừ khi bạn đang ở trong các mã trường của Word muốn tìm hiểu sâu. Nếu bạn muốn phụ đề không được đánh số với hình ảnh của mình, bạn sẽ cần tạo một hộp văn bản bên dưới (hoặc bên cạnh) hình ảnh cho phụ đề hoặc đặt cả hai vào một hộp để hợp nhất chúng với nhau, đây cũng là một thủ tục phức tạp.
Thực hiện điều chỉnh
Nhiều công cụ của Word có thể được áp dụng nhanh chóng, vì vậy nếu bạn không thích giao diện của một thứ gì đó, bạn có thể dễ dàng thay đổi nó. Ví dụ: bạn có thể chuyển văn bản vào các cột chỉ bằng cách chọn tất cả và nhấp vào số cột bạn muốn trong tab Bố cục Trang.
Nếu bạn đã thêm một số phần tử vào tài liệu và chúng không hoạt động theo cách bạn muốn, bạn có thể tìm trợ giúp trong phần Sắp xếp của tab Bố cục Trang. Tại đây, bạn có thể tìm thấy các tính năng để căn chỉnh các đối tượng và đưa chúng lên trước hoặc đằng sau các đối tượng khác.
Các bước cuối cùng
Hầu hết các máy in thương mại hoạt động với các doanh nghiệp nhỏ sẽ chấp nhận tài liệu ở định dạng PDF và Word cho phép bạn lưu tài liệu dưới dạng PDF. Tuy nhiên, có nhiều loại tệp PDF khác nhau, vì vậy hãy kiểm tra trước với máy in xem chúng có thể hoạt động với định dạng PDF được tạo bởi phiên bản Word bạn đang sử dụng hay không.
Word không thể làm mọi thứ mà một chương trình xuất bản trên máy tính để bàn chất lượng cao có thể làm được. Ví dụ: nếu bạn cần cắt các dòng trên các trang, Microsoft khuyên bạn nên xuất tài liệu Word của bạn sang Publisher, ứng dụng xuất bản trên máy tính để bàn của Office. Các gói xuất bản trên máy tính để bàn thường có thể xuất sang tất cả các loại PDF chính. Các gói cao cấp cũng cho phép bạn tạo nhiều trang chính có thể dùng làm mẫu cho các tài liệu phức tạp. Word giúp bạn dễ dàng tạo các trang có đầu trang và chân trang, nhưng không dễ dàng như vậy để kết hợp chúng với các kiểu trang khác trong cùng một dự án.
Nhưng đối với những người chỉ đơn giản muốn làm cho các tài liệu hàng ngày - tờ rơi, tài liệu quảng cáo, tập sách nhỏ, v.v. - trông đẹp hơn, Word có rất nhiều thứ để cung cấp. Đường cong học tập không quá dốc và nếu nó đã có trên máy tính để bàn của bạn, thì mức giá phù hợp.
Đây là một bài báo được dịch tự do từ trang PCWorld.com của Mỹ. Các điều khoản, hoạt động và cài đặt được mô tả có thể dành riêng cho từng khu vực.
