Excel là một người cô nghiêm khắc. Một mặt, nó là công cụ không thể thiếu để tạo báo cáo, danh sách và phân tích. Mặt khác, bạn chỉ có thể trích xuất thông tin mong muốn từ bảng tính nếu bạn thành thạo ngôn ngữ Excel điển hình. Các công thức Excel như vậy kết nối tất cả các loại mối quan hệ với các ô để trả về thông tin được nhắm mục tiêu. Dưới đây là 15 tính năng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Hướng dẫn sử dụng hoặc trình hướng dẫn công thức?
Chúng tôi giả định rằng bây giờ bạn đã nắm vững các công thức cơ bản để áp dụng các phép toán chính. Chúng tôi chỉ ra cách thức hoạt động của các công thức hữu ích. Bạn có thể nhập chúng theo cách thủ công, nhưng bạn cũng có thể sử dụng fxtrên thanh công thức: trình hướng dẫn công thức. Anh ấy sẽ cầm tay bạn xây dựng công thức từng bước một.
01 thời điểm hiện tại
Bạn có phải là người thường xuyên quên ghi ngày tháng chính xác công việc của mình không? Công thức HÔM NAY tự động điền ngày, tháng, năm trong khi hàm HIỆN NAY thậm chí thêm thời gian vào phút. Sau đó, bạn gõ = HÔM NAY () hoặc =HIỆN NAY(). Các hàm này cũng hữu ích trong trang tính mà bạn muốn tính giá trị dựa trên ngày và giờ hiện tại. Với một cú nhấp chuột phải và sự lựa chọn cho Thuộc tính tế bào sau đó bạn có thể điều chỉnh hiển thị ngày và giờ. Để cập nhật thông tin thời gian này trong trang tính đang hoạt động, hãy nhấn Shift + F9; sử dụng F9 để cập nhật toàn bộ sổ làm việc.
02 Đếm ô đã điền
Nếu bạn có một nhóm ô có cả văn bản và số và bạn muốn biết có bao nhiêu số trong một vùng chọn, hãy sử dụng hàm CON SỐ. Cấu trúc của công thức sau đó trông giống như sau: = COUNT (khu vực tìm kiếm). Khu vực mà Excel sẽ tìm kiếm xuất hiện giữa các dấu ngoặc đơn. Đây có thể là các ô bên dưới hoặc bên cạnh nhau, nhưng cũng có thể là một vùng chọn ô hình chữ nhật. Nếu có các từ trong vùng chọn, chúng được sử dụng với hàm CON SỐ Không tính. Nếu bạn chỉ muốn đếm tất cả các ô có chứa thứ gì đó, bạn sử dụng hàm = COUNTA (không có dấu chấm).
03 Bao lâu một lần?
Để đếm dữ liệu cụ thể theo cách được nhắm mục tiêu, hãy sử dụng hàm COUNTIF. Giả sử bạn đã lập một lịch trình có bốn người xuất hiện, thì bạn có thể sử dụng =COUNTIF (vùng tìm kiếm; "Herman") xem tần suất xuất hiện tên Herman. Bạn chỉ định phạm vi tìm kiếm giữa các dấu ngoặc đơn và bạn đặt tiêu chí tìm kiếm trong dấu ngoặc kép.
04 Bổ sung có chọn lọc
Chức năng TỔNG để đếm ô được sử dụng rộng rãi. Một biến thể thông minh hơn là SUMIF (). Trong dấu ngoặc đơn, trước tiên hãy chỉ định khu vực mà Excel sẽ tìm kiếm. Phạm vi tìm kiếm phải là một loạt các ô liền nhau. Sau dấu chấm phẩy, bạn xác định những gì nên được thêm vào. Đó có thể là những con số hoặc một tham chiếu. Nếu đó là một phương trình, hãy đặt nó trong dấu ngoặc kép. Ví dụ =SUMIF (B20: B40; ”> 50”) tính tổng tất cả các ô trong phạm vi này lớn hơn 50.
05 Bổ sung theo điều kiện
Bạn có thể mở rộng điều kiện bổ sung bằng cách sử dụng thông tin trong một cột khác. Một ví dụ làm cho nó rõ ràng. Giả sử bạn có các số đề cập đến ba thành phố: Amsterdam, Rotterdam và Eindhoven. Sau đó, bạn chỉ có thể thêm các số của Amsterdam với =SUMIF (dải ô; ”Amsterdam”, dải ô bổ sung). Vì vậy, trong trường hợp này, công thức trở thành =SUMIF (C48: C54; ”Amsterdam”; B48: B54). Bằng ngôn ngữ đơn giản: khi từ Amsterdam nằm trong phạm vi C48 đến C54, Excel phải thêm giá trị tương ứng từ ô liền kề trong phạm vi B48 đến B54.
06 Hợp nhất
Với chức năng ĐẶT VĂN BẢN CÙNG NHAU hợp nhất dữ liệu từ các ô khác nhau. Ví dụ: các ô có tên và họ có một cái gì đó như =CONCATENATE (E34; ""; F34). Dấu ngoặc kép có dấu cách đảm bảo rằng có khoảng cách giữa tên và họ. Theo cách tương tự, có thể hợp nhất văn bản với tiền tệ. Ví dụ: để thêm tiền tệ euro, bạn sẽ phải nhập nó dưới dạng một hàm như =CONCATENATE (A1; ""; B1; "" EURO (C1)). Điều này đọc là "hợp nhất các ô A1, B1 và C1 với khoảng cách giữa chúng và đặt dấu hiệu euro ở phía trước phần tử thứ ba của hợp nhất".
07 Kết thúc
Excel có một số tùy chọn để hoàn thành. Làm tròn mặc định trông giống như =ROUNDING (số; số số thập phân). Công thức =VÒNG (12,5624; 1) vì vậy trả lại 12,6. Sau cùng, bạn yêu cầu làm tròn đến một số sau dấu thập phân. Ngoài ra với chức năng ROUND.TO.TO.UP và ĐỂ VÒNG XUỐNG Excel sẽ làm tròn đến số chữ số thập phân mà bạn chỉ định. =ROUNDUP.UP (12,5624; 2) vì vậy trả lại 12,57 và =VÒNG XUỐNG (12,5624; 2) kết quả trong 12,56. Chức năng INTEGER thực sự cũng là một hàm làm tròn, nhưng cùng với đó, Excel làm tròn đến số nguyên gần nhất.
08 Chữ hoa - chữ thường
Để đảm bảo rằng mọi thứ trong một cột đều xuất hiện bằng chữ in hoa, hãy sử dụng hàm CHỮ IN HOA. Công thức LOWERCASE làm ngược lại. Và nếu bạn muốn mọi từ bắt đầu bằng chữ in hoa, sau đó là chữ thường, bạn sử dụng hàm CHỮ Ban đầu. Công thức =CHỮ NHỎ (B4) hiển thị nội dung của ô B4 nhưng ở dạng chữ thường.
09 Có điều kiện
Khi một phép tính phụ thuộc vào các điều kiện nhất định, bạn sử dụng NẾU NHƯ-hàm số. Nguyên tắc của hàm này là: =IF (điều kiện; tính toán nếu điều kiện được đáp ứng; các trường hợp khác). Để hình thành điều kiện, hãy sử dụng các dấu hiệu: = bằng, không bằng, > nhiều hơn, < ít hơn, >= nhiều hơn hoặc bằng, <= ít hơn hoặc bằng. Giả sử rằng trong một tổ chức, mọi người đều nhận được tiền thưởng cho người đã bán được 25.000 euro trở lên. Nếu bạn nhận được tiền thưởng, từ “Hurray” sẽ tự động xuất hiện bên cạnh tên của anh ấy, nếu không, từ “Không may” sẽ xuất hiện. Công thức bạn cần cho điều này là =IF (B2> = 2500; "Hurray"; "Thật không may").
10 Lớn nhất - Nhỏ nhất
Để nhanh chóng tìm giá trị cao nhất và thấp nhất, có chức năng TỐI ĐA và MIN. với =TỐI ĐA (B2: B37) yêu cầu giá trị cao nhất của các ô này và với =MIN (B2: B37) bạn nhận được giá trị thấp nhất trong chuỗi. Các tính năng TO NHẤT và NHỎ NHẤT tinh tế hơn: bạn cũng có thể truy xuất, ví dụ: lớn thứ ba hoặc nhỏ thứ hai. Lớn nhất có thể được tìm thấy với =LỚN (B2: B37; 1); số 1 biểu thị số lớn nhất trong tất cả. với =LỚN NHẤT (B2: B37; 2) bạn nhận được lớn thứ hai và như vậy. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng tập hợp 3 hoặc 10 hàng đầu cùng nhau.
11 Tìm kiếm dọc
Giả sử bạn có hai trang tính với thông tin khác nhau về cùng một người. Của VLOOKUP truy xuất thông tin của bạn từ trang tính 2 trong trang tính 1. Để làm điều đó dễ dàng hơn, chúng tôi đã cấp cho mỗi người một số đăng ký duy nhất trên cả hai tab. Đồng thời đặt tên cho phạm vi trên tab 2 mà bạn muốn lấy thông tin. Trong ví dụ này, trong trang tính 2, chúng tôi chọn cột A và B và nhập vào hộp tên ở trên cùng bên trái Danh sách địa chỉ. Trong ô E2 của trang tính 1, chúng ta đặt hàm VLOOKUP. Cấu trúc bây giờ là =VLOOKUP (A2; AddressList; 2; FALSE). A2 đề cập đến ô có số đăng ký trong trang tính thứ hai, Danh sách địa chỉ cho biết phạm vi tìm kiếm, 2 là số cột trong trang tính 2 nơi chứa dữ liệu được yêu cầu. Đối số cuối cùng là một giá trị logic nơi bạn SAI nếu bạn muốn giá trị tìm được khớp chính xác.
12 khoảng trống
Với chức năng cắt tỉa xóa các khoảng trắng không cần thiết trong văn bản. Hàm này để lại một số khoảng trắng giữa các từ không được chạm vào, nhưng sẽ xóa khoảng trắng trước hoặc sau từ đó. =TRIM (phạm vi ô) hữu ích với văn bản được nhập từ chương trình khác. Trong một số phiên bản Excel, hàm này được gọi là KHÔNG GIAN RÕ RÀNG.
13 Trao đổi
Chuyển nội dung của cột sang hàng hoặc ngược lại có thể được thực hiện với hàm VẬN CHUYỂN. Đầu tiên hãy chọn các ô mà thông tin sẽ được nhập. Đảm bảo rằng bạn chọn nhiều ô như chuỗi ban đầu. Ở đây, chúng tôi đã nhập các năm trong hàng 8 và các phần tư trong cột A. Sau đó gõ hàm =VẬN CHUYỂN và mở ngoặc đơn. Tiếp theo, kéo qua các ô bạn muốn hoán đổi (ở đây từ ô B2 đến E5). Đóng dấu ngoặc và bây giờ nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter. Điều này tạo ra một công thức mảng được đặt trong dấu ngoặc nhọn.
14 tháng trả nợ
Nếu bạn vay để mua hàng, bạn phải trả bao nhiêu mỗi tháng? Giả sử rằng bạn có 25.000 euro (B1) vay với lãi suất 6% (B2) trong 5 năm (B3). Chúng tôi hiển thị công thức trong trình hướng dẫn, nhưng bạn cũng có thể chỉ cần nhập. Con ong lãi đặt bạn B2 / 12, bởi vì tiền lãi đề cập đến một năm và bạn muốn biết số tiền bạn phải trả hàng tháng. Con ong Số điều khoản nhân bạn B3 của 12, bởi vì bạn phải chuyển đổi năm thành tháng. Môn học-chủ đề, vấn đề hw viết tắt của Giá trị hiện tại, là 25.000 euro. Điều này cho công thức =CƯỢC (B2 / 12; B3 * 12; B1) hoặc =CƯỢC (6% / 12; 5 * 12; 25000).
15 số giả
Khi thử nghiệm với các công thức, việc có dữ liệu giả sẽ rất hữu ích. Chức năng RAND GIỮA tạo dữ liệu ngẫu nhiên nằm giữa giá trị thấp nhất và cao nhất được chỉ định. Hàm =RANDBETWEEN (50; 150) tạo ra các số từ 49 đến 151.
