Microsoft Office là tiêu chuẩn tuyệt đối khi nói đến phần mềm văn phòng và một bộ ứng dụng tuyệt vời. Tuy nhiên, nó không miễn phí và lưu trữ tất cả tài liệu trên đám mây của Microsoft không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, các lựa chọn thay thế rất khan hiếm và thường thiếu khả năng cộng tác và lưu trữ trung tâm. Một đối thủ cạnh tranh đáng ngạc nhiên là Synology Office, mà bạn chỉ cần sử dụng trên ứng dụng của mình. Chúng tôi chỉ cách làm.
Mẹo 01: Phần mềm trên NAS
Bạn thường mua NAS chủ yếu vì dung lượng lưu trữ cục bộ lớn và dễ dàng truy cập các tệp của riêng bạn từ bất kỳ thiết bị nào và bất kỳ lúc nào. Nhưng NAS có thể làm được nhiều hơn thế, chẳng hạn như tải xuống phương tiện, phát trực tuyến phim và âm thanh và hiển thị ảnh. Ít được biết đến là Synology dẫn đầu thị trường NAS có bộ Office riêng chạy hoàn toàn trên NAS. Nó không rộng rãi như Microsoft Office, nhưng sự khác biệt chủ yếu nằm ở các chức năng của Word và Excel mà nhiều người không sử dụng. Synology Office cũng hoạt động trong một cửa sổ trình duyệt và do đó có thể được so sánh với Google Docs nhiều hơn so với phần mềm độc lập MS Office.
Mẹo 02: Chuẩn bị NAS
Trước khi bạn bắt đầu cài đặt Synology Office trên NAS, điều quan trọng là phải cấu hình và kiểm tra NAS. Đăng nhập vào NAS và kiểm tra xem có bản cập nhật nào cho phần mềm điều hành DSM không thông qua Start / Control Panel / Update and Restore. Có phiên bản mới không, bấm vào Tải xuống / Cập nhật ngay. Nasa sẽ cập nhật phần mềm và khởi động lại. Sau đó đăng nhập lại và kiểm tra các bản cập nhật bổ sung. Sau đó cập nhật tất cả các gói đã cài đặt qua Trung tâm gói / Đã cài đặt / Cập nhật tất cả. Bạn cũng không cần phải vô hiệu hóa hoặc xóa các gói mà bạn không còn sử dụng nữa. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bên cạnh tên của gói và chọn trong menu thả xuống Ngừng lại hoặc tẩy.
Nó có thực sự miễn phí?
Hãy so sánh chi phí của Synology Office và Microsoft Office. MS Office 365 Home có giá 100 euro mỗi năm. Vì vậy, bạn nhận được Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote và Skype cho sáu thành viên gia đình, cộng với 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive cho mỗi người. Nó hoạt động trên Windows, macOS, iOS và Android. Tuy nhiên, Synology Office là miễn phí. Để làm được điều đó, bạn sẽ có một trình xử lý văn bản, bảng tính, chương trình trình bày và đồng bộ hóa qua Synology Drive. Ngoài việc mua NAS của bạn (mà bạn có thể đã có), Synology Office sẽ không mất bất kỳ khoản tiền nào mà chỉ mất một số dung lượng trên NAS của bạn.
Chỉ sử dụng NAS làm phương tiện lưu trữ không phù hợp với khả năng của NASMẹo 03: Cài đặt Office
Cài đặt Synology Office ngay bây giờ. Mở nó ra Trung tâm trọn gói và bấm vào Tất cả các gói. Ở giữa màn hình, hãy chọn Bộ cộng tác. Việc lựa chọn các gói có sẵn hiện đã được thu hẹp lại đối với những gói liên quan đến Synology Office. Vẫn cài đặt văn phòng, lái xe, trò chuyện, Trạm ghi chú, lịch và Dịch vụ ứng dụng Synology. Cả hai gói thư đều là tùy chọn và chỉ quan trọng nếu bạn cũng định gửi thư qua NAS. Để cài đặt một thành phần, hãy bấm Cài đặt và sau đó làm theo bất kỳ bước nào trong trình hướng dẫn cài đặt.
NAS không phải là bản sao lưu
Nơi Microsoft thực hiện tất cả các bản sao lưu cần thiết của các tệp trên OneDrive cho bạn, điều này không tự động xảy ra trên NAS và bạn phải tự sắp xếp khi sử dụng Synology Office. Đừng sai lầm khi nghĩ rằng không cần sao lưu vì dù sao thì các tệp cũng nằm trên NAS. Nếu bạn sử dụng Synology Office, NAS là vị trí lưu trữ duy nhất và do đó, bạn nên sao lưu nó. Có rất nhiều lựa chọn cho điều đó. Bạn có thể sao lưu vào một NAS khác hoặc ổ cứng ngoài, vào các dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc vào tiện ích sao lưu bên ngoài như Tandberg RDX Quikstor.
Mẹo 04: Tạo người dùng
Nhiều thiết bị NAS chỉ có một người dùng là quản trị viên. Nếu bạn muốn sử dụng hợp lý Synology Office, điều đó không còn khả thi nữa. Mọi người sẽ sử dụng các chương trình Office phải có tài khoản riêng của họ trên NAS và điều đó cũng áp dụng cho chính bạn với tư cách là quản trị viên. Mở nó ra Bảng điều khiển từ Synology và chọn Người dùng / Tạo / Tạo người dùng. Điền vào tất cả các trường cho người dùng đầu tiên, đặc biệt là Tên, Email và Mật khẩu là quan trọng. bấm vào Tiếp theo và biến anh ấy thành người dùng của nhóm người dùng và nhóm http, nhưng không phải từ quản trị viên-tập đoàn! Cấp cho người dùng mới quyền truy cập vào các ứng dụng trò chuyện, DSM, lái xe và có thể là các tính năng bổ sung như Trạm tập tin và Tìm kiếm chung. Nó cũng hữu ích để có tùy chọn Thư mục chủ cho phép từng người dùng. Để làm điều này, hãy nhấp vào tab Nâng cao. Ở cuối màn hình, hãy đánh dấu chọn Bật dịch vụ gia đình của người dùng và xác định vị trí của các thư mục chính. Cũng đặt tùy chọn Bật Thùng rác cho phép người dùng khôi phục các tệp đã xóa. Bạn cũng nên chọn Buộc người dùng thay đổi mật khẩu sau khi quản trị viên đặt lại mật khẩu bật.
Mẹo 05: Khởi động Office
Để khởi động Synology Office, hãy mở menu chính của nas và bắt đầu lái xe. Drive sẽ mở trong một tab trình duyệt mới. Mặc dù Synology Office muốn trở thành đối thủ cạnh tranh thực sự với Microsoft Office, nhưng cách bạn sử dụng gói này giống với Google Docs hơn. Tất cả các chương trình chạy trong trình duyệt và bạn không bắt đầu bằng việc khởi động trình xử lý văn bản hoặc chương trình tính toán, mà bạn làm việc từ các tài liệu. Do đó, Drive là một loại Explorer cho các tài liệu và thư mục trên NAS. Các phần quan trọng nhất của Drive được hiển thị ở lề trái. Từ trên xuống dưới đây là quyền truy cập vào thư mục Tệp của tôi trong đó các tài liệu của riêng họ sẽ xuất hiện, thư mục nhóm trong đó các tài liệu của nhóm có thể được đặt và bên dưới đó là một số 'tìm kiếm' chẳng hạn như Được chia sẻ với tôi, Được chia sẻ với những người khác, Gần đây, Được gắn dấu sao và Thùng rác.
Mẹo 06: Tạo tài liệu
Để tạo một tài liệu đầu tiên, hãy nhấp vào Tệp của tôi và sau đó nhấp vào dấu cộng ở trên cùng bên trái. Bây giờ bạn có sự lựa chọn để thực hiện một Tài liệu, Một Bảng tính hoặc slide. Tên và màu mà Synology sử dụng cho ba loại tài liệu này giống như Microsoft sử dụng trong Office cho Word, Excel và PowerPoint. Để tạo một tài liệu văn bản đầu tiên, hãy nhấp vào Tài liệu. NAS mở tài liệu mới trong một tab trình duyệt mới.
Các chương trình Synology Office hoạt động giống như các phiên bản web của Word, Excel và PowerPoint Mẹo 07: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi mở, bạn có thể bắt đầu viết ngay lập tức. Không khó, vì giao diện của trình xử lý văn bản trong Synology Office giống với Word như hai giọt nước. Việc điền vào một tài liệu với văn bản và hình ảnh và tạo cho toàn bộ một cái nhìn đẹp mắt sẽ tốn rất ít công sức. Nếu bạn nhìn xung quanh phần này của Synology Office, trước tiên bạn sẽ thấy các menu từ trên xuống dưới, trong đó tất cả các phần của gói đều có một vị trí. Bên dưới đó là thanh công cụ với các nút cho các mục được sử dụng thường xuyên nhất như phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, v.v. Bạn có thể chọn một phông chữ bằng cách nhấp vào nút bên cạnh Arial và chọn một phông chữ từ danh sách. Nhưng bạn cũng có thể chọn một trong các kiểu đoạn văn từ menu bên cạnh nó, bằng cách nhấp vào nút bên cạnh văn bản bình thường để nhấp vào. Nếu không phải tất cả các chức năng đều phù hợp trên thanh này, có một mũi tên xuống kép ở ngoài cùng bên phải. Nhấp vào nó để hiển thị các chức năng bổ sung.
Mẹo 08: Chèn các phần tử
Để chèn một hình ảnh, hãy chọn Chèn hình ảnh. Ở đầu cửa sổ, chọn vị trí có thể tìm thấy hình ảnh. Đó có thể là PC của bạn, Ổ đĩa Synology, bản thân NAS hoặc một vị trí trực tuyến. Nếu hình ảnh trên PC, bạn có thể kéo và thả hình ảnh đó từ PC vào cửa sổ tải lên trong trình duyệt. Sau đó nhấp vào VÂNG. Bạn có thể thay đổi kích thước và xoay hình ảnh giống như trong Word. Nếu bạn không muốn chèn một hình ảnh nhưng một bảng, hãy nhấp vào Chèn / Bảng. Nhưng bạn cũng có thể sử dụng nút cho Chèn bảng sử dụng trên thanh công cụ. Và có nhiều thứ khác mà bạn có thể đưa vào tài liệu theo cách này, chẳng hạn như hình dạng, đồ thị và nhận xét.
Mẹo 09: Lưu tài liệu
Để lưu tài liệu, hãy mở menu Tập tin và chọn bạn Đổi tên. Theo mặc định, Synology Office gọi mỗi tài liệu mới là "Không có tiêu đề" cho đến khi nó được lưu. Nhập tên mới và nhấp vào VÂNG. Bạn cũng có thể làm tương tự bằng cách nhấp vào tên màu xanh lam ở trên cùng bên phải của cửa sổ trình duyệt. Bây giờ tên đã được thay đổi, hãy lưu tài liệu qua Lưu tập tin. Hoặc sử dụng tổ hợp phím nóng Ctrl + Sbởi vì họ cũng chỉ làm việc ở đây. Sau khi tài liệu đã được lưu, bạn cũng có thể đóng nó. Bạn thực hiện việc này bằng cách đóng tab trình duyệt. Bây giờ bạn đã quay lại Synology Drive và bây giờ bạn cũng sẽ thấy tài liệu mới trong thư mục Tài liệu của tôi. Theo cách tương tự, bạn cũng có thể tạo và lưu tài liệu tính toán hoặc bản trình bày.
Bạn cần Synology nào?
Bạn không cần một NAS nặng cho Synology Office, nhưng không phải mọi Synology đều phù hợp. Synology nhẹ nhất chỉ có một ổ đĩa không đáp ứng yêu cầu của gói, nhưng từ hai ổ đĩa, chúng đáp ứng gần như tất cả. Định cấu hình hai ổ đĩa để tránh mất tài liệu hoặc với RAID1 hoặc SHR, cuộc đột kích tự động của Synology. JBOD hoặc RAID0 thực sự không được khuyến khích kết hợp với Synology Office. Cũng nên xem xét số lượng bộ nhớ. Bởi vì NAS cũng sẽ thực hiện các tác vụ khác nếu bạn đang làm việc trên nhiều tài liệu với nhiều người, 512 MB bộ nhớ thực sự là quá ít. Theo nguyên tắc chung, bất kỳ NAS Synology nào có hai ổ đĩa và ít nhất 1 GB bộ nhớ trên bo mạch đều có thể sử dụng được. Để chắc chắn, hãy kiểm tra danh sách các kiểu máy tương thích tại www.synology.com.
Đối với Synology Office, bạn cần một NAS Synology với ít nhất hai đĩa và 1 GB RAM Mẹo 10: Gắn nhãn tài liệu
Theo truyền thống, bạn có thể sắp xếp tài liệu của mình trong các thư mục. Với một cú nhấp chuột vào nó dấu cộng tạo một thư mục mới. Một cách khác là dán nhãn tài liệu. Chọn tài liệu và nhấp vào Nhãn. Nhập tên cho nhãn và nhấp vào Để làm cho. Chọn một màu nhãn và nhấp vào VÂNG để liên kết nhãn với tài liệu. Sau đó, bạn cũng sẽ thấy các nhãn được sử dụng ở lề trái của Drive. Nhấp vào một nhãn và tất cả các tài liệu có nhãn đó sẽ được hiển thị. Để liên kết một nhãn hiện có với một tài liệu, hãy kéo và thả nó vào Drive để đến nhãn. Bạn cũng có thể đưa một tài liệu vào danh sách yêu thích bằng cách gán dấu sao cho nó. Bạn cũng có thể tìm kiếm thông qua tất cả các tài liệu theo từ khóa hoặc các đặc điểm khác thông qua hộp tìm kiếm ở trên cùng bên phải của màn hình.
Mẹo 11: Chia sẻ tài liệu
Nếu bạn muốn người khác có thể đọc hoặc thậm chí chỉnh sửa tài liệu, bạn bắt đầu bằng cách chia sẻ tài liệu đó với những người khác. bấm vào Chia sẻ và chọn ở Những thiết lập riêng tư theo cách bạn muốn chia sẻ. Sau đó nhập vào trường Danh sách những người được mời tên của người dùng và cấp cho họ các quyền cụ thể đối với tài liệu đó. Của quản lý người kia trở thành người đồng sở hữu đầy đủ của tài liệu, nhưng cũng có một số cấp độ quyền thấp hơn. Bạn có thể cấp quyền cho nhiều người thông qua dấu cộng. Sau đó nhấp vào Cứu. Những người bạn chia sẻ tài liệu sau đó sẽ thấy nó trong thư mục Chia sẻ với tôi trong ứng dụng Drive của họ.
Mẹo 12: Cộng tác
Các tài liệu được chia sẻ thường cũng liên quan đến các thay đổi và / hoặc nhận xét. Trong bản đồ Chia sẻ với tôi chứa tài liệu mà người khác đã chia sẻ với bạn. Sau khi mở, bạn có thể làm những gì bạn đã nhận được quyền. Qua nút Chèn nhận xét ví dụ: trên thanh công cụ ở đầu màn hình, bạn có thể thêm nhận xét. Chúng sau đó có thể được nhìn thấy trong lề bên cạnh nó. Một tài liệu cũng có thể chứa các nhận xét từ nhiều người. Bạn cũng có thể tự trả lời điều này. Bằng cách này, bạn có thể cải thiện tài liệu được chia sẻ cùng với những người khác. Là chủ sở hữu của tài liệu, bạn có thể đánh dấu nhận xét khi chúng đã được giải quyết và chúng biến mất. Nếu Synology Chat được cài đặt trên NAS, bạn cũng có thể thảo luận về các nhận xét trực tiếp trong cuộc trò chuyện với những người dùng khác.
Mẹo 13: Truy cập từ xa
Để giúp truy cập tài liệu trên NAS dễ dàng hơn, Synology cung cấp một số ứng dụng hữu ích. Đối với PC, có Synology Drive tạo một thư mục trên máy tính và đồng bộ hóa với các tài liệu trên NAS. Với một cú nhấp đúp vào một trong các tài liệu, Synology Office sẽ mở ra trong trình duyệt và bạn có thể chỉnh sửa tài liệu. Ngoài ra còn có các ứng dụng Synology Drive dành cho các thiết bị Apple và Android. Để truy cập an toàn qua internet, ứng dụng cung cấp Synology QuickConnect. Với một vài cú nhấp chuột, bạn đã có tất cả hoạt động. Mỗi người dùng mới lần đầu tiên đăng nhập vào Drive trên NAS đều có cơ hội tải xuống và cài đặt ứng dụng.
