Tại sao phải trả tiền cho một giấy phép Microsoft Office đắt tiền, trong khi bạn cũng có thể làm điều đó miễn phí? Google, LibreOffice và thậm chí Microsoft cung cấp các chương trình văn phòng miễn phí. Đối với đại đa số người tiêu dùng, những gói này là tốt. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét kỹ hơn các khả năng (trực tuyến) của các lựa chọn thay thế miễn phí cho Office.
Một gia đình đăng ký Office 365 có giá 10 euro mỗi tháng hoặc 99 euro hàng năm. Vì có khá nhiều chương trình văn phòng miễn phí trên mạng, nên việc phát hành định kỳ này có thể không cần thiết. Rốt cuộc, hầu hết mọi người chỉ sử dụng các chức năng cơ bản của chương trình Office để tạo văn bản, bảng tính và bản trình bày. Các ứng dụng miễn phí như Office Online và Google Docs không yêu cầu phần mềm cụ thể vì bạn sử dụng chúng trực tiếp trong trình duyệt. Tiện dụng, vì bạn có quyền truy cập vào tài liệu của mình trên các hệ thống khác nhau. Nếu bạn từng làm việc ở những nơi không có kết nối internet, bạn có thể gọi trên LibreOffice nếu muốn. Phần mềm này cũng miễn phí.
01 Văn phòng Trực tuyến
Microsoft cung cấp gói văn phòng miễn phí với tên Office Online. Nó liên quan đến các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint. Mặc dù chúng là phiên bản rút gọn nhưng bạn có thể thực hiện các tác vụ thường xuyên sử dụng mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Lướt đến www.office.com bằng máy tính hoặc máy tính xách tay và nhấp vào Đăng ký. Ngay sau khi bạn đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, các ứng dụng trực tuyến đã sẵn sàng cho bạn. Một cách thuận tiện, Office Online tự động lưu tài liệu của bạn trên đám mây để bạn có thể truy cập tệp trên bất kỳ máy tính, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh nào. Những người đã quen với các chương trình MS Office thông thường cần ít thời gian để làm quen với các ứng dụng trực tuyến. Môi trường người dùng cho thấy những điểm tương đồng lớn, tất nhiên là có Ribbon dễ nhận biết phía trên trường làm việc. Ngẫu nhiên, phiên bản trực tuyến không may chứa ít tùy chọn thiết kế hơn, nhưng người dùng bình thường sẽ không bỏ lỡ các chức năng này một cách dễ dàng.
02 Định dạng tài liệu
Xử lý văn bản trong Word Online là tuyệt vời, vì tất cả các chức năng định dạng thường được sử dụng đều nằm trong tầm tay. Bằng cách này, bạn làm cho các từ in nghiêng (cũng chỉ đơn giản thông qua tổ hợp phím Ctrl + I) và bạn tạo màu cho các chữ cái. Bạn cũng có thể thêm dấu đầu dòng và số và thụt lề văn bản của mình. Hãy nhớ rằng phiên bản trực tuyến có ít phông chữ hơn, mặc dù vẫn có hơn bốn mươi phông chữ. Bạn có quyền truy cập vào các kiểu để tạo cho văn bản một cấu trúc hợp lý và có một chức năng tìm kiếm mở rộng. Thông qua tab Chèn bạn có thể tải lên hình ảnh từ ổ cứng nếu muốn, mặc dù bạn cũng có thể thêm hình ảnh qua môi trường đám mây OneDrive và công cụ tìm kiếm Bing. Đối với tùy chọn thứ hai, hãy chuyển đến Hình ảnh trực tuyến / Hình ảnh từ Bing và nhập một từ khóa. Bạn chuyển các hình ảnh tìm thấy trực tiếp vào tài liệu. Bất cứ ai sợ mắc lỗi ngôn ngữ đều phải kiểm tra văn bản. Thật không may, bạn sẽ không tìm thấy các chức năng thêm video web và các chữ cái WordArt nghệ thuật trong Office Online.
Ngoài phiên bản trực tuyến của Word, các phiên bản web của Excel và PowerPoint cũng khá phong phú. Tạo công thức nâng cao và trình bày hấp dẫn không có vấn đề gì cả. Ví dụ, chương trình bảng tính có chức năng AutoSum nổi tiếng. Rất tiếc, thiếu tab Công thức để dễ dàng thêm tất cả các loại đơn vị.
cập nhật dử liệu
Nếu muốn, bạn có thể chỉnh sửa các tệp Office cục bộ trên đám mây. Điều này rất hữu ích, chẳng hạn, khi bạn nhận được một tài liệu qua e-mail. Truy cập tại www.office.com Trở nên, Excel hoặc PowerPoint và nhấp vào ở trên cùng bên phải tương ứng Tải lên tài liệu, Tải lên sổ làm việc hoặc Tải lên bản trình bày. Chọn tệp trên ổ cứng. Sau đó, một bản sao của tài liệu gốc sẽ mở ra trong cửa sổ chỉnh sửa trực tuyến.
03 Cộng tác
Bạn có thể chia sẻ tài liệu từ Office Online, sau đó một số người tham gia thậm chí có thể điều chỉnh nội dung đồng thời mà không gặp rủi ro về nhiều phiên bản của một tài liệu. Trong tài liệu văn bản, bảng tính hoặc bản trình bày, hãy nhấp vào ở trên cùng bên phải Chia sẻ. Sau đó, nhập một hoặc nhiều địa chỉ email của (các) người tham gia mong muốn. Thêm một ghi chú ngắn theo quyết định của bạn. Bạn có muốn không có người được đề cập chỉnh sửa tài liệu? Sau đó nhấp vào ở dưới cùng Người nhận có thể chỉnh sửa và chọn tùy chọn Người nhận chỉ có thể xem. Bạn có thể điều chỉnh quyền sau này nếu cần. Xác nhận với Chia sẻ.
Khi một người liên hệ quyết định mở tài liệu văn bản, bảng tính hoặc bản trình bày ở chế độ chỉnh sửa, bạn có thể chỉnh sửa đồng thời. Điều hữu ích là bạn ngay lập tức thấy những thay đổi mà người khác đang thực hiện. Ở trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy tên hoặc tên của những người trực tuyến xuất hiện. Nhờ chức năng Skype tích hợp, các cuộc tham vấn tạm thời không có vấn đề gì. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng nút trên thanh menu Tán gẫu để bắt đầu trò chuyện ngay lập tức. Ngoài việc trao đổi tin nhắn văn bản, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi điện video một cách dễ dàng. Sẵn sàng chỉnh sửa? Theo mặc định, Office Online lưu một phiên bản trong môi trường đám mây OneDrive của nó, nhưng bạn cũng có thể lưu tệp cục bộ. Trong trường hợp đó, hãy chọn Tệp / Lưu dưới dạng / Tải xuống Bản sao / Tải xuống. Ngoài ra, bạn cũng có thể lưu một tệp PDF của tài liệu.
04 Lịch sử phiên bản
Bạn có thể dễ dàng làm việc trên các tài liệu với nhiều người trong Office Online, nhưng đó cũng là một cạm bẫy đồng thời. Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó hoàn toàn xáo trộn một văn bản hoặc bản trình bày trong thời gian bạn vắng mặt? Đừng lo lắng, vì rất may là không cần thiết phải chỉnh sửa thủ công. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn và mở thư mục Các tài liệu. Sau đó nhấp chuột phải vào tài liệu có liên quan, sau đó bạn mở phần Lịch sử phiên bản trong trình đơn ngữ cảnh. Trong cột bên phải, bạn có thể thấy các phiên bản trước. Kiểm tra ngày giờ cẩn thận để sửa chữa mọi thứ. Sử dụng các tùy chọn Để phục hồi và / hoặc Cứu để giữ đúng phiên bản. Bằng cách đó, bạn có thể quay ngược thời gian nhiều năm nếu cần thiết!
Văn phòng di động miễn phí?
Trên thiết bị di động có màn hình cảm ứng nhỏ, bạn không thể mở các ứng dụng văn phòng trực tuyến của Microsoft trong trình duyệt. May mắn thay, công ty phần mềm của Mỹ đã phát triển ứng dụng cho iOS và Android. Bạn cũng sẽ tìm thấy các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint trong App Store và Play Store. Hãy tính đến một cuộc tấn công đáng kể vào không gian lưu trữ của điện thoại thông minh của bạn, với kích thước hàng trăm MB cho mỗi ứng dụng.
Sau khi cài đặt, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Mở tài liệu ở chế độ chỉnh sửa và sửa đổi nội dung khi bạn thấy phù hợp. Cấu trúc điều hướng của ứng dụng Office dành cho thiết bị di động cần một số quen thuộc, đặc biệt là trên màn hình nhỏ. Hơn nữa, chức năng không có đăng ký Office 365 trả phí có phần hạn chế. Ví dụ, trong Word, bạn không thể thêm đầu trang và chân trang hoặc thay đổi hướng. Các chức năng định dạng nổi tiếng nhất có sẵn miễn phí cho tất cả mọi người!
05 Google Drive
Ngoài Microsoft, còn có một nhà cung cấp ứng dụng văn phòng trực tuyến lớn khác là Google. Bạn cần có tài khoản Google (địa chỉ Gmail) cho việc này. Lướt đến www.google.com/drive bằng trình duyệt trên máy tính để bàn và đăng nhập qua Tới Google Drive với thông tin tài khoản của bạn. Nếu bạn đã lưu tài liệu trong Google Drive trước đó, bạn có thể tìm thấy chúng tại đây. Bạn có thể dễ dàng tạo một tài liệu mới. Nhấp vào trên cùng bên trái Mới và chọn giữa Google Tài liệu, Google Trang tính và Google Trang trình bày. Xuyên qua Tài liệu trống một khu vực làm việc trống xuất hiện. Ngoài ra, hãy chọn Dựa trên mẫu, vì vậy bạn không cần phải tự mình xây dựng tài liệu. Hữu ích trong trường hợp bạn muốn chuẩn bị sơ yếu lý lịch, thư xin việc, kế hoạch du lịch hoặc ngân sách. Về chức năng, bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google có thể cạnh tranh với Office Online. Bạn có thể chọn từ hàng trăm phông chữ và công thức tính toán. Không giống như một vài năm trước, Google hỗ trợ tất cả các định dạng tệp phổ biến của Microsoft. Bạn có thể lưu trữ tệp ở định dạng MS Office cả trực tuyến và cục bộ. Vì vậy, bạn có thể sử dụng cả hai gói trực tuyến cạnh nhau nếu cần thiết, mặc dù vẫn có khả năng xảy ra lỗi, đặc biệt là trong các tài liệu có nhiều định dạng.
