Lưu giữ hồ sơ là điều mà hầu hết mọi người, ngoại trừ những người làm sổ sách, không thích nghĩ đến, và chắc chắn là không thích làm. Sẽ dễ dàng hơn để giải quyết những hóa đơn, biên lai, v.v., phải không? May mắn thay, nó cũng có thể, bằng cách chuyển sang kế toán kỹ thuật số.
Đối với nhiều người, bao gồm cả tác giả của bài viết này, việc chuyển sang quản trị kỹ thuật số là một rào cản khá lớn. Tuy nhiên, chúng tôi hoàn toàn khuyên bạn nên làm điều đó. Nó không phức tạp và nó giúp bạn tiết kiệm một lượng thời gian đáng kinh ngạc sau đó. Chúng tôi sẽ giúp bạn trên con đường của bạn và ngay lập tức chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn mẹo đầu tiên: chuyển đổi khi bắt đầu một năm tài chính mới, điều này dễ dàng hơn rất nhiều so với nửa năm sau.
Kế toán và Quản trị
Các thuật ngữ kế toán và quản trị thường được sử dụng thay thế cho nhau. Không tiện, vì chúng là hai thứ hoàn toàn khác nhau. Quản trị là lưu giữ các hóa đơn, biên lai của bạn, hay nói cách khác là các mục gửi đến và gửi đi. Kế toán là việc sửa chữa kế toán cho cơ quan thuế, áp dụng các quy định, v.v. Bài viết này là về số hóa quản trị của bạn. Chúng tôi không phải là người ghi sổ kế toán, vì vậy chúng tôi không thể giúp bạn về mặt cơ bản của vấn đề, nhưng chúng tôi có thể với công nghệ. Đôi khi, chúng tôi giải thích một số nội dung cơ bản, nhưng nếu bạn thực sự không hiểu gì về kế toán và quản trị, sẽ thuận tiện hơn nếu bạn làm điều đó cùng với người khác.
01 Kế toán
Chúng tôi sẽ đề cập ngắn gọn về vấn đề này trong bối cảnh Kế toán so với Quản trị: chúng tôi không phải là người ghi sổ kế toán. Khi định cấu hình quản trị kỹ thuật số, bạn phải điền vào những thứ quan trọng, chẳng hạn như số dư ban đầu của bạn. Đây là những câu hỏi mà chúng tôi chỉ đơn giản là tham khảo ý kiến kế toán của chúng tôi. Nếu bạn biết mọi thứ về tài khoản sổ cái chung, mục nhập tạm thời, đột biến, v.v., bạn có thể tự mình điền tất cả những điều này. Nếu không, bạn nên tham khảo ý kiến của một kế toán viên. Bạn không nhất thiết phải chuyển toàn bộ sổ sách kế toán của mình ngay lập tức, nhưng tốt nhất nên yêu cầu họ kiểm tra xem bạn đã thiết lập mọi thứ chính xác chưa khi bạn đã hoàn tất việc cấu hình gói kế toán của mình. Nhân đây, chúng tôi luôn khuyên mọi người nên thuê một kế toán, việc họ tự kiếm lại tiền hoàn toàn không phải là chuyện hoang đường. Trên trang web Phát triển Kinh doanh, bạn sẽ tìm thấy một hướng dẫn hữu ích để tìm một kế toán giỏi.
02 Chọn gói kế toán
Lựa chọn gói dịch vụ kế toán là một bước quan trọng. Tuy nhiên, bạn sẽ phải làm việc với nó thường xuyên, vì vậy điều quan trọng là phải chọn một gói phù hợp với bạn. Chúng tôi đã thử nghiệm rất nhiều trong số đó và theo ý kiến của chúng tôi, có hai ứng cử viên thực sự tốt: Exact Online và e-Boekhoudt.nl. Exact Online là gói mở rộng nhất, nhưng cũng phức tạp hơn và đắt hơn rất nhiều. e-Boekhoudt.nl thân thiện hơn một chút, cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần và rẻ hơn rất nhiều. Ngoài ra, dịch vụ này dễ dàng tích hợp với, chẳng hạn như cửa hàng trực tuyến của bạn (mặc dù điều đó quá rộng để mô tả trong bài viết này. Vì những lý do này, chúng tôi đã chọn e-Boek Keeping.nl làm ví dụ cho khóa học cơ bản này. Tuy nhiên, nguyên tắc là như nhau ở mọi nơi, vì vậy hãy thoải mái lựa chọn gói của riêng bạn.
03 Biên lai kỹ thuật số
Tất nhiên, kế toán kỹ thuật số cũng có nghĩa là bạn phải số hóa tất cả các khoản thu của mình. Gói chúng tôi sử dụng trong khóa học này bao gồm một ứng dụng quét biên nhận, nhưng nếu bạn sử dụng một gói khác không có ứng dụng này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Turboscan (có thể tìm thấy trong cả cửa hàng Google Play và Apple App Store). Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng quét biên nhận của mình, sau đó chúng có thể được lưu trữ trên đám mây. Mách nhỏ: hãy dạy bản thân quét biên lai ngay lập tức khi nhận được. Điều đó có thể trông hơi điên rồ trong cửa hàng, nhưng nó đảm bảo rằng bạn thực sự không bao giờ làm mất biên lai nữa. Ngoài ra, việc cập nhật thông tin quản lý của bạn trở nên dễ dàng, vì bạn không còn phải quét tất cả các biên lai của mình vào cuối quý. Ứng dụng này có giá rất cao 7 euro, nhưng nó rất xứng đáng.
04 Đăng ký
Hầu hết các gói kế toán đều cung cấp cho bạn thời gian dùng thử miễn phí, vì vậy bạn có thể dùng thử gói này một cách yên tâm để xem liệu nó có phù hợp với bạn hay không. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Chúng tôi chọn e-Boekhoudt.nl vì chúng tôi nghĩ rằng đây là gói phù hợp với hầu hết mọi người và vì chúng tôi thích giao diện, nhưng hãy thoải mái tìm kiếm các gói kế toán trực tuyến và thử một vài gói. Trong ví dụ của chúng tôi, bạn lướt đến www.e-boekhoudt.nl, nơi bạn nhấp vào Đang thử số lần nhấp chuột. Sau đó, tạo một tài khoản như bạn làm với bất kỳ trang web nào khác. Bạn có thể dùng thử trang web trong 14 ngày, sau đó bạn sẽ phải trả phí 7,95 mỗi tháng cho đăng ký cơ bản và 5,95 mỗi tháng cho mô-đun thanh toán (mà chúng tôi đặc biệt khuyên dùng).
05 Video Trợ giúp
Một trong những lý do khiến chúng tôi thích gói e-Boekhoudt.nl là trang này có nhiều video giúp bạn định cấu hình kỹ thuật số quản trị của mình. Chúng tôi cũng biết mọi thứ thường diễn ra như thế nào: bạn muốn bắt đầu và không muốn xem tất cả các loại video trước. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng đó là về quản trị của bạn, điều mà bạn muốn được tổ chức tốt vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ làm việc. Tất nhiên, chúng tôi giải thích cách thức hoạt động của những điều cơ bản, nhưng các video đi sâu hơn vào vấn đề và do đó rất có tính hướng dẫn. Đăng nhập vào trang web và nhấp vào trên cùng bên phải Ủng hộ. Một cửa sổ mới sẽ mở ra mà bạn nhấp vào Đào tạo qua video. Ở đó bạn sẽ tìm thấy tất cả các video bạn cần để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của trang web.
06 Số dư đầu kỳ
Chúng tôi ngay lập tức bắt đầu với phần khó nhất: số dư đầu kỳ, có thể được tìm thấy qua Quản lý / Số dư đầu kỳ. Về cơ bản, đây là bản tóm tắt tất cả các khía cạnh tài chính tạo nên công ty của bạn: thu nhập, chi phí, khoản phải thu,… Nếu bạn không biết chúng tôi đang nói về điều gì, có thể bạn đã sử dụng một kế toán viên (vì đây cũng là một phần của quản trị tương tự của bạn ) và bạn có thể yêu cầu thông tin này từ anh ấy / cô ấy. Trong mọi trường hợp, điều quan trọng là tổng số cột bên trái và bên phải (tức là tài sản và nợ phải trả) bằng nhau. Nhưng trước khi bạn có thể hoàn thành việc này, trước tiên bạn phải thiết lập các tài khoản sổ cái chung của mình.
07 Thiết lập tài khoản sổ cái
Đừng để bị đe dọa bởi một từ như tài khoản sổ cái. Bạn có thể nghĩ tốt nhất về công việc quản lý của mình như một chiếc tủ lớn có ngăn kéo. Mỗi ngăn kéo đại diện cho một phần doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như tài khoản ngân hàng của bạn (phương thức thanh toán), đăng ký một thứ gì đó (Lãi và lỗ), khoảng không quảng cáo của bạn (Bảng cân đối), v.v. Ngăn kéo từ rất có thể sẽ không làm bạn căng thẳng và tài khoản sổ cái chung hoàn toàn giống nhau. Do đó, điều quan trọng đối với quản trị trực tuyến của bạn là bạn phải vạch ra tất cả các yếu tố của công ty mình. bấm vào Ban quản lý và sau đó Tài khoản sổ cái. Bạn sẽ thấy rất nhiều 'ngăn kéo' ở đây, phần lớn trong số đó bạn sẽ không bao giờ sử dụng. Xem liệu bạn có thể lưu trữ tất cả chi phí và lợi ích của công ty mình vào một trong những ngăn kéo này không. Nếu không, hãy tự tạo một ngăn kéo mới hoặc tài khoản sổ cái chung.
08 Tạo mối quan hệ
Đối với cơ quan quản lý của bạn, tất nhiên điều quan trọng là phải biết bạn đã nhận tiền từ ai và bạn đã trả tiền cho ai. Chính vì lẽ đó, cần tạo dựng các mối quan hệ. Bạn làm điều đó bằng cách nhấp vào trên cùng Các mối quan hệ và sau đó Thêm vào trong ngăn bên trái. Điều này khá đơn giản, nó chỉ đơn giản là liên quan đến tất cả các chi tiết liên hệ của khách hàng hoặc khách hàng có liên quan.
09 Tạo sản phẩm
Giả sử bây giờ chúng tôi yêu cầu bạn tạo một hóa đơn, thì bạn có thể chỉ cần điền vào những việc bạn đã làm và chi phí là bao nhiêu. Tương tự đối với kế toán kỹ thuật số, ngoại trừ gói kế toán muốn biết cách ghi nợ một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Bạn tạo ra sản phẩm cho điều đó. bấm vào Lập hóa đơn và sau đó dưới Sản phẩm và dịch vụ trên Thêm vào. Bây giờ bạn cần nhập mã cho dịch vụ hoặc sản phẩm (bạn có thể tự nghĩ ra) và mô tả (ví dụ: DVD). Sau đó chọn một Đơn vị, trong trường hợp của chúng ta Mảnh. Nếu đơn vị bạn cần (ví dụ: Từ nếu bạn viết bài và được trả tiền cho mỗi từ) chưa tồn tại, bạn có thể tạo nó dưới tiêu đề Các đơn vị Qua bên trái. Nhập giá mua nếu có và giá bán chưa bao gồm VAT. Chọn thuế suất VAT và giá bán bao gồm VAT sẽ được hiển thị ngay lập tức. Con ong tài khoản Contra chọn sản phẩm này thuộc 'ngăn kéo' nào. Điều đó có thể rất chung chung (Doanh thu nhóm 1), hoặc rất cụ thể (DVD). Mặc dù trước tiên bạn phải tạo một tài khoản sổ cái cho DVD. Điều hữu ích là bây giờ: VAT tự động được đặt trong 'ngăn kéo' VAT phải trả.
10 Gửi hóa đơn
Do đó, các sản phẩm bạn tạo ra được sử dụng trong quá trình lập hóa đơn. Nhấp vào menu ở trên cùng Lập hóa đơn và sau đó Thêm vào. Chọn một mối quan hệ và điền vào các thông tin liên quan. Sau đó nhấp vào Thêm sản phẩm / dịch vụ. Bây giờ khi bạn nhấp vào trường trên cùng, bạn có thể thêm một trong các sản phẩm bạn đã định cấu hình. Bạn có thể thấy ngay lý do tại sao điều này hữu ích, tất cả thông tin liên quan được nhập ngay lập tức (nhưng vẫn có thể thay đổi nếu giá khác nhau chẳng hạn). Bằng cách này, bạn thêm một dòng cho mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi bạn hoàn tất, hãy lưu hóa đơn và gửi. e-Boekhoudt.nl cung cấp tất cả các loại mẫu cho việc này.
11 Hóa đơn / biên lai đặt chỗ
Ngoài thu nhập, bạn còn có các khoản chi tiêu. Bạn đặt chỗ này bằng cách nhấp vào tab trên trang web Kế toán và sau đó Hóa đơn. Con ong Loại đặt chỗ bạn có chọn Nhận hóa đơn. Chọn một mối quan hệ và điền thông tin của hóa đơn (bao gồm cả tài khoản đối chiếu chính xác). Bấm vào Thêm tệp nếu bạn muốn tải lên hóa đơn. Dù sao thì việc sử dụng quan hệ để làm biên lai cũng không tiện, đôi khi bạn mua thứ gì đó ở hiệu sách, mà ngay lập tức nó không phải là quan hệ. Ngoài ra, phiếu thu không có số hóa đơn. Trong trường hợp đó, hãy nhấp vào Sao kê / Biên nhận trong ngăn bên trái. Chọn loại đặt chỗ Tiêu tiền và với tài khoản cho biết bạn đã làm điều này từ tài khoản nào. Bây giờ bạn cũng thấy: nếu bạn có nhiều tài khoản ngân hàng, thì việc tạo nhiều tài khoản sổ cái cho chúng cũng rất hữu ích. bấm vào Cứu để xử lý biên nhận. Khi tải xuống ứng dụng e-Boekhoudt.nl, bạn cũng có thể quét và tải lên biên nhận trực tiếp từ điện thoại thông minh của mình.
12 Giao dịch nhập khẩu
Bạn đã nhập hóa đơn đã gửi và nhận vào quản trị kỹ thuật số của mình, bây giờ điều quan trọng là phải liên kết chúng với các giao dịch thực tế trong tài khoản ngân hàng của bạn. Lý do cho điều đó là số dư của bạn, như tên cho thấy, phải ở mức cân bằng. Đối với mỗi hóa đơn mười euro được gửi đi, phải có một khoản thanh toán mười euro, và đối với mỗi năm euro bạn chi tiêu, phải có biên lai tính tiền năm euro. Đó là lý do tại sao bạn sẽ đặt những thứ đó chống lại nhau. Cách dễ nhất là xuất bảng sao kê ngân hàng của bạn từ trang web của ngân hàng (mỗi ngân hàng giải thích quy trình) và sau đó nhấp vào Nhập khẩu dưới tiêu đề Vào (chuyển hướng Kế toán). Tải lên tệp, chọn tài khoản ngân hàng thích hợp và sau đó nhấp vào Hơn nữa. Khi tệp đã được xử lý, hãy nhấp vào Chuyển đến các dòng báo cáo chưa được xử lý. Ở đó, bạn có thể thấy tất cả các giao dịch trong tài khoản ngân hàng của mình mà chưa được liên kết với, ví dụ: hóa đơn. Đối với mỗi đột biến, bây giờ bạn có thể chỉ ra chính xác phần nào thuộc về phần nào. Ví dụ, mọi chi phí và tất cả thu nhập đều kèm theo hóa đơn và / hoặc biên lai.
Liên kết
Về nguyên tắc, bạn có thể thực hiện mọi thứ trong gói kế toán của mình theo cách thủ công, nhưng trong tiêu đề Quản lý, bạn cũng có tùy chọn để tạo tất cả các loại liên kết. Ví dụ: trước tiên, bạn có thể tạo liên kết với kế toán của mình để anh ta có thể truy cập vào cơ quan quản lý của bạn và nộp tờ khai thuế, nhưng bạn cũng có thể tạo liên kết với ngân hàng của mình để không phải nhập và xuất các giao dịch của mình theo cách thủ công mỗi lần. Tại đây, bạn cũng sẽ tìm thấy liên kết với trang web của mình để bạn có thể tự động nhập hóa đơn của các đơn đặt hàng vào kế toán kỹ thuật số của mình. Tất cả đều không quá khó và trên trang hỗ trợ, bạn sẽ tìm thấy giải thích chi tiết về cách hoạt động của tất cả. Do đó, chúng tôi khuyên bạn hoàn toàn nên khám phá nó.
