Một trang tính trong Excel có thể chứa hàng nghìn cột và hơn một triệu hàng. Ưu điểm này cũng là nhược điểm, vì nếu bạn kết hợp nhiều dữ liệu trên một trang tính, nó sẽ nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn. Để xử lý tất cả các loại dữ liệu, công thức và biểu đồ, tốt hơn là sử dụng các trang tính riêng biệt trong cùng một tệp.
Mẹo 01: Đặt tên
Mỗi sổ làm việc trong Excel bao gồm một hoặc nhiều trang tính. Khi bạn đang làm việc với một lượng lớn dữ liệu, tốt nhất nên đặt chúng vào các trang tính khác nhau của cùng một sổ làm việc. Bằng cách này, bạn giữ tất cả dữ liệu cùng nhau, trong khi các nhóm dữ liệu khác nhau vẫn được phân chia rõ ràng. Nếu bạn tạo nhiều trang tính, Excel sẽ đánh số chúng như sau: Trang tính 1, Trang tính 2, Trang tính 3, ... Nhưng để quản lý chúng tốt hơn, tốt hơn là bạn nên đặt tên riêng cho chúng. Đây có thể là năm, thành phố hoặc tháng, miễn là tên cho biết chính xác nội dung trong trang tính. Hãy nhớ rằng mỗi trang tính phải có một tên duy nhất. Nhấp chuột phải vào tab trang tính bạn muốn đổi tên và chọn Đổi tên. Nhập tên mong muốn và sau đó bấm vào bất kỳ đâu bên ngoài trang tính. Bạn cũng có thể bấm đúp vào tab trang tính để đổi tên nó.
Hiển thị các tab trang tính
Nếu bạn nhận được tệp Excel từ ai đó, nhưng bạn không thấy bất kỳ tab trang tính nào, tùy chọn là Hiển thị các tab trang tính rất có thể bị vô hiệu hóa đối với tài liệu này. Đi đến Tệp / Tùy chọn / Nâng cao. Kiểm tra bên dưới Tùy chọn hiển thị cho sổ làm việc này hoặc hộp kiểm cho Hiển thị các tab trang tính được kích hoạt.
Không có gì dễ dàng hơn việc di chuyển một trang tính trong cùng một sổ làm việc Mẹo 02: Chèn trang tính
Bên cạnh các tab của trang tính, bạn sẽ tìm thấy một nút có dấu cộng. Đây là nút mà bạn tạo một trang tính mới. Bạn cũng có thể chuyển đến tab trong ruy-băng Bắt đầu đi. Ở đó bạn chọn trong nhóm Tế bào nhiệm vụ Chèn / Chèn trang tính. Để xóa một trang tính, hãy nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn tẩy. Hoặc quay lại tab Bắt đầu bạn ở đâu Xóa / Xóa Trang tính lựa chọn.
Giả sử bạn đã có bốn trang tính và bạn muốn thêm ba trang tính mới, cách nhanh nhất để làm như vậy là nhấn phím Shift và chọn số tab trang tính hiện có mà bạn cần ở cuối trang tính. Sau đó nhấp chuột phải vào các tab trang tính đã chọn và chọn Chèn. Excel thêm số lượng trang tính đã chọn cùng một lúc.
Mẹo 03: Sao chép trang tính
Không có gì dễ dàng như di chuyển một trang tính. Nhấp vào tab trang tính bằng chuột của bạn và kéo biểu tượng trang tính đến vị trí mong muốn trong hàng tab trang tính. Bạn cũng có thể sao chép một trang tính. Để thực hiện việc này, hãy nhấn Ctrl và sau đó kéo tab trang tính đến vị trí chính xác trong hàng tab trang tính. Một dấu cộng sẽ xuất hiện trong biểu tượng trang tính. Thả nút chuột trước khi nhả phím Ctrl để Excel đặt bản sao của trang tính đã chọn vào vị trí đó. Trong phiên bản macOS của Excel, bạn phải sử dụng phím Alt thay vì phím Ctrl để tạo bản sao của trang tính.
Mẹo 04: Đến sổ làm việc khác
Chúng ta đã nói cho đến nay về việc di chuyển và sao chép các trang tính trong cùng một sổ làm việc. Nhưng bạn cũng có thể di chuyển một trang tính sang một sổ làm việc khác. Đảm bảo rằng cả hai sổ làm việc đều đang mở. Để rõ ràng, chúng ta sẽ gọi sổ làm việc mà từ đó chúng ta muốn sao chép một trang tính là WorkbookSource.xlsx. Sổ làm việc mà chúng ta muốn dán trang tính vào được gọi là WorkbookTarget.xlsx. Trong WorkbookSource.xlsx, nhấp chuột phải vào tab trang tính bạn muốn sao chép và chọn lệnh Di chuyển hoặc sao chép. Một cửa sổ nhỏ sẽ mở ra, nơi bạn có thể chọn trong hộp thư mục Tới WorkbookTarget.xlsx lựa chọn. phía dưới Trang bìa xác định vị trí mà trang tính nên được đặt. Và ở dưới cùng, bạn có thể cho biết liệu Excel có nên tạo một bản sao của trang tính đã chọn hay không. Nếu bạn không chọn hộp này, Excel sẽ không sao chép trang tính, nhưng sẽ di chuyển trang tính từ thư mục này sang thư mục khác.
Chỉ cần kiểm tra
Khi di chuyển một trang tính sang một sổ làm việc khác, hãy chú ý đến bất kỳ công thức nào tham chiếu đến các ô trong sổ làm việc hiện tại. Miễn là các công thức được xây dựng với dữ liệu từ cùng một trang tính, thì không có gì phải lo lắng. Tuy nhiên, nếu các công thức được sử dụng tham chiếu đến dữ liệu trên các trang tính khác, thì những công thức đó sẽ không còn đúng sau khi di chuyển trang tính.
Các điều chỉnh có thể được áp dụng cho một số trang tính cùng một lúc bằng cách nhóm chúng lạiMẹo 05: Màu sắc
Để giữ cho nó rõ ràng, bạn có thể đặt cho các tab không chỉ một cái tên phù hợp mà còn cả màu sắc. Nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn tùy chọn màu tab. Thao tác này sẽ mở bảng màu với màu chủ đề và màu mặc định. Với tùy chọn Nhiều màu sắc hơn mở bộ chọn màu của Windows, nơi bạn có thể chọn bất kỳ màu nào bạn muốn. Nếu tab trang tính có một chút gradient với màu đó, điều đó có nghĩa là trang tính đã được chọn. Nhấp vào tab của một trang tính khác để xem sự thay đổi màu thực tế.
Mẹo 06: Nhóm
Bạn có thể áp dụng các điều chỉnh cho một số trang tính cùng một lúc bằng cách nhóm chúng tạm thời. Để nhóm các trang tính, hãy nhấn phím Ctrl trong khi nhấp vào từng tab trang tính khác nhau. Sau đó, khi bạn định dạng dữ liệu của các ô trong một trang tính của nhóm bằng một màu hoặc phông chữ nhất định, các ô giống nhau trong các trang tính được nhóm khác sẽ áp dụng cùng một định dạng. Bạn cũng có thể nhập dữ liệu trên một tab đó, sau đó, dữ liệu tương tự cũng sẽ xuất hiện trên các tab khác. Đừng quên hủy nhóm, nếu không bạn sẽ tiếp tục sửa đổi dữ liệu trên tất cả các trang tính được nhóm mà không nhận ra. Để hủy nhóm, nhấp chuột phải vào một trong các tab và chọn Bỏ nhóm các trang tính.
Mẹo 07: Chuyển đổi
Nếu bạn làm việc với nhiều trang tính, các tab có thể không vừa trong cửa sổ Excel. Bạn có thể duyệt qua các trang tính theo một số cách. Trong Windows, bạn sẽ thấy ba chấm ngang ở một hoặc cả hai đầu của thanh tác vụ. Nhấp vào ba dấu chấm để chuyển qua các tab trang tính theo hướng đó. Bạn cũng có thể sử dụng mũi tên phải và trái của thanh tab. Nếu bạn nhấp vào mũi tên bên trái trong khi giữ Ctrl, bạn sẽ nhấp nháy đến trang tính đầu tiên.
Phím tắt
Những người yêu thích phím tắt, chúng tôi đưa ra một mẹo khác để nhanh chóng chuyển đổi giữa các trang tính. Phím tắt để chọn trang tính tiếp theo là Ctrl + Page Down. Về mặt logic, phím tắt để chọn trang tính trước đó là Ctrl + Page Up. Bạn cũng có thể sử dụng phím Ctrl và Shift để chọn nhiều trang tính. Chúng tôi đã giải thích phương pháp với Ctrl trong mẹo 6. Giữ phím Shift để chọn một nhóm trang tính liền nhau trong khi nhấp vào tab đầu tiên và tab cuối cùng trong phạm vi.
Mẹo 08: Thêm không gian
Trong Windows, có một thanh cuộn ở cuối cửa sổ Excel chiếm khá nhiều dung lượng. Nếu bạn làm việc với nhiều trang tính, do đó bạn sẽ hết dung lượng để xem tất cả các tab trang tính. Thật vui khi biết rằng bạn có thể làm cho thanh tab dài hơn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp bằng con trỏ chuột vào ba dấu chấm dọc ở bên trái của thanh cuộn. Sau đó kéo ba chấm sang phải để cắt thanh cuộn.
Với một thủ thuật đơn giản, bạn có thể xem nhiều trang tính cùng một lúc Mẹo 09: Nhiều trang tính hơn trong cửa sổ
Khi bạn làm việc với nhiều trang tính, bạn thường chỉ thấy một trang tính trên màn hình. Nhưng với một thủ thuật đơn giản, bạn có thể xem nhiều trang tính cùng một lúc. Chúng tôi thể hiện điều này với các bảng tính: Copenhagen, Brussels, Amsterdam. Đảm bảo rằng trang tính đầu tiên (Copenhagen) đang ở chế độ xem và chuyển đến tab qua ruy-băng Hình ảnh. Bấm vào nút trong tab này Cửa sổ mới. Điều này sẽ cho phép bạn xem cùng một trang tính trong cửa sổ thứ hai. Trong cửa sổ thứ hai, nhấp vào tab trang tính Brussels, để nó xuất hiện. Vì bạn muốn hiển thị trang tính thứ ba, hãy sử dụng nút Cửa sổ mới lần nữa. Và trong cửa sổ thứ ba này, hãy nhấp vào tab trang tính Amsterdam. Cửa sổ thứ ba có thể được nhận dạng bởi dấu hiệu 3 sau tên tệp trong thanh tiêu đề. Bây giờ bạn có thể kết hợp ba cửa sổ đang mở bằng cách sử dụng dải băng trong tab Hình ảnh trên nút Tất cả các cửa sổ để nhấp vào. Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn kết hợp các cửa sổ như thế nào. Lựa chọn Cạnh nhau và xác nhận với VÂNG. Tất cả các cửa sổ đang mở giờ đã được sắp xếp gọn gàng bên cạnh và bên dưới nhau.
Mẹo 10: Ẩn
Bạn có muốn ẩn một số trang tính nhất định không? Mà có thể. Nhấp chuột phải vào tab bạn muốn biến mất khỏi chế độ xem và chọn Ẩn giấu trong menu ngữ cảnh. Để đưa trang tính ẩn trở lại bề mặt, hãy nhấp chuột phải vào một trong các tab khác và chọn lệnh Dễ thấy. Nếu một số trang tính bị ẩn, Excel sẽ hỏi trong cửa sổ bật lên bạn muốn hiển thị trang tính nào.
Mẹo 11: Danh sách trang tính
Nơi chúng ta đã thảo luận về cách chuyển đổi giữa các tab khác nhau trong mẹo 7, có một cách khác, đó là danh sách trang tính. Đó là danh sách tất cả các trang tính có thể nhìn thấy. Làm thế nào để bạn mở danh sách trang tính? Nhấp chuột phải vào các nút điều hướng tab, đó là một điểm tuyệt vời cho hai mũi tên điều hướng mà bạn nhìn thấy ở dưới cùng bên trái của tab trang tính. Một danh sách các trang tính từ sổ làm việc sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể chỉ cần nhấp đúp vào tên của trang tính mà bạn muốn kích hoạt.
Số tờ
Excel sẽ hiển thị bao nhiêu trang tính khi bạn bắt đầu một sổ làm việc mới? Điều đó phụ thuộc vào cài đặt. Bấm vào tab ruy-băng Tập tin. Sau đó chọn Tùy chọn. Trong cửa sổ Tùy chọn cho Excel chọn ở cột bên trái Tổng quan và sau đó bạn tìm kiếm trong phần Khi sổ làm việc mới được tạo nhiệm vụ Số tờ được chọn. Sử dụng bộ đếm để cho biết một sổ làm việc mới nên chứa bao nhiêu trang tính.
Mẹo 12: Mẫu
Khi bạn lưu tệp Excel dưới dạng tệp .xltx, tệp đó sẽ trở thành một mẫu. Điều này cũng sẽ biến tất cả các trang tính khác trong tệp này thành các mẫu. Điều ngược lại cũng có thể xảy ra. Bạn có thể chèn mẫu vào sổ làm việc hiện có dưới dạng trang tính mới. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tab hiện có và chọn lệnh Chèn. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn chọn những gì bạn muốn chèn. Từ đây bạn cũng có thể tham khảo và lựa chọn các mẫu Office trực tuyến. Mẫu bạn chèn theo cách này sẽ tự động được đặt trước tab trang tính mà bạn đã chọn.
Mẹo 13: Bảo mật
Bạn bảo vệ trang tính để ngăn bản thân hoặc người khác vô tình thực hiện các thay đổi đối với trang tính đó. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab trong ruy-băng Đánh dấu và chọn trong nhóm Bảo vệ ở đằng trước Bảo vệ trang tính. Trong cửa sổ bật lên, bạn cho biết những gì người dùng vẫn được phép làm. Nếu người dùng không được phép làm bất cứ điều gì trong đó, hãy bỏ chọn tất cả các hộp. Sau đó, nhập mật khẩu để đảm bảo rằng bảo mật không thể được nâng lên như vậy. Để xác nhận, Excel sẽ yêu cầu lặp lại mật khẩu.
