Để thiết lập việc quản lý một câu lạc bộ kịch hoặc để tổ chức một bộ sưu tập truyện tranh ngày càng phát triển, bạn cần có một hệ thống quản lý kỹ thuật số. Sau đó, bạn có thể sử dụng các chức năng tìm kiếm thông minh để in danh sách, thư và nhãn. Tránh trường hợp hệ thống hành chính của bạn kết thúc trong một con đường lộn xộn, ngõ cụt và hãy sử dụng một cơ sở dữ liệu! Với chương trình miễn phí Sodadb, bạn có thể thiết lập một cơ sở dữ liệu trực tuyến mà bạn có thể dễ dàng chia sẻ với những người khác.
Mẹo 01: 10.000 bản ghi
Có khá nhiều giải pháp cơ sở dữ liệu trực tuyến miễn phí hiện có. Ở đây chúng tôi sử dụng Sodadb (Cơ sở dữ liệu trực tuyến đơn giản), một trình quản lý cơ sở dữ liệu trực tuyến tự hào về tính thân thiện với người dùng của nó. Để giúp người dùng dễ dàng nhất có thể, các nhà sản xuất đã loại bỏ các chức năng chuyên dụng. Trong phiên bản miễn phí, bạn có thể quản lý tới 10.000 bản ghi, quá đủ đối với hầu hết người dùng gia đình. Nếu bạn muốn tăng con số này lên 35.000 bản ghi, bạn phải trả 3,49 đô la mỗi tháng. Trong Sodadb, có thể tải lên các tệp bên ngoài để liên kết chúng với các bản ghi, nhưng trong phiên bản miễn phí, không gian lưu trữ rất hạn chế. Bạn có thể chia sẻ và sửa đổi cơ sở dữ liệu thông qua một địa chỉ web. Ngoài ra, Sodadb mã hóa kết nối với máy chủ để dữ liệu của bạn được bảo vệ. Và cuối cùng, về nguyên tắc không cần đăng ký. Lướt đến www.sodadb.com và bắt đầu.
Cơ sở dữ liệu so với Bảng tính
Bảng tính và cơ sở dữ liệu được sử dụng để quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và sửa đổi dữ liệu. Một bảng tính có ích khi xử lý nhiều dữ liệu cùng loại, chẳng hạn như danh sách địa chỉ dài nhưng đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem các nguồn dữ liệu khác nhau trong mối quan hệ với nhau, bạn cần có một cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu giống như một bảng tính trên steroid. Trong cơ sở dữ liệu, việc quản lý rất nhiều (hàng trăm hoặc hàng nghìn) dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Hơn nữa, một cơ sở dữ liệu như vậy được tạo ra để thu thập dữ liệu thông qua các tìm kiếm nâng cao. Sau đó, từ kết quả tìm kiếm, bạn có thể in nhãn hoặc gửi e-mail. Bạn cũng có thể dễ dàng gán các quyền khác nhau cho các nhóm người dùng khác nhau. Ví dụ: một nhóm chỉ được phép xem thông tin cơ bản, trong khi cũng có nhóm được phép chỉnh sửa dữ liệu và một nhóm chỉ có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu mà các thành viên nhóm này đã tự nhập vào.
Mẹo 02: Mẫu
Nếu bạn chưa bao giờ làm việc với cơ sở dữ liệu, tốt nhất là bạn nên xem qua các mẫu. Ở trên cùng bên phải là Mẫu trong hộp màu xanh lá cây. Chúng trông đầy hứa hẹn: sổ địa chỉ cá nhân, bộ sưu tập nhạc, bộ phim và sách, liên hệ công việc và hơn thế nữa. Bạn có thể mở rộng tập hợp các mẫu và sau đó bạn nhận được nhiều hơn nữa: một bản kiến nghị trực tuyến, một cơ sở khách hàng, v.v. Dưới các liên kết này, bạn cũng sẽ thấy liên kết Bắt đầu từ đầu dành cho những ai muốn bắt đầu lại từ đầu. Các mẫu được tổ chức trong Cá nhân và kinh doanh. Nếu bạn thấy việc thiết kế cơ sở dữ liệu quá khó khăn, nhà thiết kế sẵn sàng điều chỉnh cơ sở dữ liệu theo mong muốn cá nhân của bạn, mà anh ta chỉ yêu cầu một khoản đóng góp nhỏ.
Bạn có thể bắt đầu từ một mẫu, hữu ích nếu bạn chưa từng làm việc với cơ sở dữ liệu trước đây Mẹo 03: URL bí mật
Hãy bắt đầu từ Sổ địa chỉ cá nhân. Trong cửa sổ tiếp theo, một thanh màu cam rộng chặn một phần của màn hình. Sodadb yêu cầu địa chỉ email của bạn để xuất bản cơ sở dữ liệu của bạn trên một địa chỉ internet bí mật. Qua url cá nhân này, chương trình sẽ lưu thiết kế và tất cả các cài đặt cho lần sau. Sau khi bạn nhập địa chỉ email của mình, Sodadb sẽ hỏi đây có phải là cơ sở dữ liệu trực tuyến đầu tiên của bạn hay không. Nếu bạn đã tạo nhiều cơ sở dữ liệu hơn nữa bằng công cụ này, bạn có thể quản lý chúng cùng nhau. Nếu bạn chỉ muốn xem qua mẫu, hãy nhấp vào Tôi sẽ làm điều này sau.
Nhiều cơ sở dữ liệu
Chỉ vì bạn phải nhập một địa chỉ email không có nghĩa là bạn chỉ có thể tạo một cơ sở dữ liệu. Bạn có thể liên kết nhiều cơ sở dữ liệu với cùng một địa chỉ email. Trong tab Các hình thức khác của tôi bạn sẽ tìm thấy tất cả các cơ sở dữ liệu bạn đã tạo bằng chương trình này.
Mẹo 04: Hồ sơ và trường
Bạn có thể đọc thông báo trong cửa sổ làm việc của sổ địa chỉ cá nhân Không có dữ liệu được tìm thấy. Cơ sở dữ liệu được tạo thành từ các bản ghi mà bạn có thể so sánh với các trang thông tin. Mỗi bản ghi chứa dữ liệu trong các trường khác nhau. Tên của các trường được in đậm. Các tên trường này hiện bằng tiếng Anh. Để chỉnh sửa các trường đó, bạn phải truy cập vào Menu tùy chọn, trên cùng bên trái. Mở menu này và nhấp vào Thiết lập các trường tùy chỉnh của bạn. Với Sodadb, mỗi bản ghi có thể chứa tối đa 35 trường: đó là rất nhiều thông tin. Để giữ mọi thứ rõ ràng một chút, Sodadb gộp 35 trường đó thành nhóm 5 trường.
Mẹo 05: Chỉnh sửa trường
Nhấp vào nhóm đầu tiên: Hiển thị các trường 1-5. Để bắt đầu, bạn có thể thay thế các tên trường tiếng Anh bằng các thuật ngữ tiếng Hà Lan. Khi có các trường trong mẫu mà bạn không muốn hiển thị, bạn có thể ẩn chúng bằng cách thiết lập Dễ thấy trên không cấu hình. Bạn có thể thêm văn bản trợ giúp vào mỗi tên trường. Đây là văn bản sẽ xuất hiện bằng màu xám nhạt bên dưới trường để giúp người dùng nhập tất cả dữ liệu một cách chính xác. Bằng cách này, bạn chỉ ra, chẳng hạn, ngày nên được ghi chú như thế nào. Trong mẫu này, các trường từ 1 đến 5 là tất cả loại cột. Bạn có hài lòng với năm đầu tiên này không? Sau đó, điều chỉnh các trường từ 6 đến 10, v.v. Đừng quên trên Cứutrước khi đóng cửa sổ này.
Thả xuống
Để chỉ cho phép các tùy chọn nhất định trong một trường nhất định, bạn làm việc với menu thả xuống. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ viết tỉnh trong trường 6. Để chỉnh sửa loại trường đầu vào, hãy nhấp vào nút bên trái, nơi bây giờ loại cột giá đỡ. Tại đây bạn chọn tùy chọn thả xuống. Nhập các giá trị lựa chọn mới vào hộp màu xanh lục, ví dụ: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland và kể từ đó trở đi.
Mẹo 06: Điền thủ công
Tất cả các tên trường mà bạn đã điều chỉnh trông gọn gàng và văn bản trợ giúp cũng rõ ràng. Khi tất cả các trường đã sẵn sàng, bạn có thể điền vào bản ghi đầu tiên theo cách thủ công. Nhấn nút Mới và sau đó con chip đầu tiên xuất hiện, con chip này ngay lập tức được cấp số sê-ri. Khi bạn đã hoàn thành biểu mẫu đầu tiên, có nút Lưu & Mới để chuẩn bị hồ sơ tiếp theo. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Cứu. Thao tác này đưa bạn trở lại tổng quan cột nơi tất cả các bản ghi xuất hiện bên dưới nhau.
Để làm cho quá trình nhập diễn ra suôn sẻ, có một mẫu nhập trên trang web Mẹo 07: Excel vào cơ sở dữ liệu
Nếu bạn có một danh sách trong Excel hoặc trong Word, tất nhiên bạn có thể gõ lại thông tin đó, nhưng đó là một công việc nhàm chán. Ngoài ra, các lỗi đánh máy được đảm bảo sẽ kết thúc trong cơ sở dữ liệu theo cách này. Do đó, việc nhập một danh sách hiện có vào Sodadb sẽ có ý nghĩa hơn nhiều. Chương trình này chỉ nhập dữ liệu được lưu dưới dạng tệp csv. Csv là viết tắt của 'các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy', vì vậy dữ liệu phải được phân tách bằng dấu phẩy. Ngoài ra, tệp phải chứa nhiều cột như dự kiến trong cơ sở dữ liệu của bạn.
Mẹo 08: Nhập mẫu
Để đảm bảo rằng quá trình nhập diễn ra suôn sẻ, có một mẫu nhập trên trang web. Bạn có thể tìm thấy nó thông qua Menu tùy chọn và ở đó bạn chọn Nhập dữ liệu của bạn. Trong hộp này, hãy nhấp vào Tải xuống mẫu cơ sở dữ liệu của bạn. Một vài giây sau, bạn sẽ có một tệp CSV có thể mở được trong Excel. Trong bảng tính này, tất cả các cột đã sẵn sàng dựa trên cơ sở dữ liệu bạn đã tạo. Bây giờ hãy mở danh sách dữ liệu cũ của riêng bạn. Sao chép dữ liệu và dán vào các cột thích hợp của mẫu Excel. Sau đó, lưu tệp Excel này dưới dạng: phân cách bằng dấu phẩy giá trị (.csv). Sau đó, bạn trở lại Menu tùy chọn. Bấm vào bên dưới Nhập dữ liệu của bạn trên nút Chọn tập tin. Chọn tệp .csv bạn vừa chuẩn bị. Và tất cả dữ liệu cuộn gọn gàng trong cơ sở dữ liệu trực tuyến mà bạn không cần phải gõ một chữ cái nào.
Nếu bạn thấy thủ tục nhập vẫn còn quá khó khăn, bạn có thể gọi cho nhà phát triển. Trên trang web Sodadb, chúng tôi đọc được rằng nhà thiết kế muốn nhập dữ liệu cho bạn. Anh ấy chỉ yêu cầu một món quà nhỏ cho việc này.
Mẹo 09: Tìm kiếm dễ dàng
Khi cơ sở dữ liệu bao gồm hàng trăm hoặc thậm chí có thể hàng nghìn bản ghi, bạn không thể thực hiện mà không có chức năng tìm kiếm. Biểu mẫu tìm kiếm cho phép bạn tham khảo cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng các phương trình logic khác nhau. Giả sử bạn muốn tìm kiếm dữ liệu của Elise Janssen, sau đó nhấp vào Hiển thị biểu mẫu tìm kiếm thông thường. Thao tác này sẽ hiển thị một biểu mẫu tìm kiếm trong đó tất cả các trường đều có sẵn. Bạn nhập bên cạnh trường tìm kiếm Tên đầu tiên thuật ngữ Elise tại và tại Họ thuật ngữ Janssen. Sau đó nhấp vào nút Tìm kiếm bên dưới các từ khóa để tìm các bản ghi phù hợp với tìm kiếm này.
Lưu tìm kiếm
Ví dụ: nếu bạn đã tra cứu sinh nhật của ai vào tháng 1 và sinh nhật của ai vào tháng 2, bạn có thể ghi lại các bài tập nâng cao này để sử dụng sau. Các tìm kiếm đã lưu lần lượt xuất hiện trong hộp tìm kiếm ở trên cùng bên trái. Bạn có thể mở nó bằng cách nhấp vào hộp màu xanh lam có mũi tên màu trắng.
Một số người dùng chỉ được phép xem dữ liệu, những người khác cũng nhập và thay đổi thông tin Mẹo 10: Tìm kiếm nâng cao
Với Sodadb, bạn có thể thực hiện các tìm kiếm nâng cao. Nó thực sự đơn giản hơn vẻ ngoài của nó. Truy vấn tìm kiếm mà chúng tôi vừa nhập qua các hộp trường sẽ xuất hiện trong trường tìm kiếm dưới dạng #First Name # = 'Elise' VÀ #Last Name # = 'Janssen'. Trong tìm kiếm, trường được đặt trong dấu thăng và cụm từ tìm kiếm được đặt trong dấu ngoặc kép. Vì vậy, nếu bạn # FirstName # = 'Elise' HOẶC # FirstName # = 'Elisa' , Sodadb tìm kiếm tất cả các bản ghi có tên Elise hoặc Elisa. Bạn đã xây dựng một cơ sở dữ liệu gồm hàng nghìn đĩa CD bao gồm các trường: Họa sĩ, Album, Số lượng đĩa CD. Sau đó, bạn sẽ tìm thấy với tìm kiếm #Số CD # <'5' tất cả các nghệ sĩ mà bạn có ít hơn năm CD. Sẽ là quá xa để bao gồm tất cả các hàm logic và các tìm kiếm có thể có ở đây, có rất nhiều ví dụ trong chức năng Trợ giúp của chương trình này.
Mẹo 11: Người dùng bổ sung
Để chia sẻ thông tin từ cơ sở dữ liệu, hãy thêm người dùng. Một số được phép xem dữ liệu, những người khác cũng được phép nhập và thay đổi thông tin. Bấm vào Menu tùy chọn. Đầu tiên bạn phải bảo vệ cơ sở dữ liệu thông qua nút Bảo vệ cơ sở dữ liệu của bạn. Để thực hiện việc này, bạn cần nhập địa chỉ email của mình (nếu chưa có). Sau đó bấm vào Menu tùy chọn về nhiệm vụ Đặt người dùng phụ của bạn. Bạn nhập địa chỉ e-mail của những người sẽ có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu. Đồng thời, bạn quyết định xem họ có thể xem hoặc thêm và thay đổi các bản ghi hay không. Khả năng thứ ba là họ chỉ có thể truy cập (xem, thêm và thay đổi) các bản ghi mà họ tự nhập vào.
Mẹo 12: Công cụ chỉnh sửa
Trong dạng xem Thiết kế, bạn có thể chỉnh sửa thêm các bản ghi bằng các công cụ khác nhau được tìm thấy ở bên trái của mỗi bản ghi. Có bốn biểu tượng: Để xử lý, Để hiển thị, tẩy và Lựa chọn khác. Ba biểu tượng đầu tiên tự giải thích, nhưng cũng Lựa chọn khác (dấu cộng màu xanh lá cây) là một điều thú vị. Dưới mục này là các lệnh như Sao chép vào clipboard, In bản ghi, Gửi email, Đi đến trang web và Xem trên bản đồ. Bạn có thể sử dụng các bài tập này một cách hữu ích hay không phụ thuộc vào thông tin trong hồ sơ. Nếu dữ liệu chứa địa chỉ hoặc tọa độ GPS, bạn có thể sử dụng Chế độ xem trên bản đồ để mở bản đồ Google Maps trong một bảng điều khiển. Nếu bản ghi có chứa địa chỉ email, thì bài tập Gửi email hữu ích trở lại. Vì vậy, bạn cũng có thể in các bản ghi riêng lẻ từ đây, xuất chúng sang tệp CSV hoặc sao chép chúng vào khay nhớ tạm thời của máy tính.
Xuất khẩu
bên trong Menu tùy chọn cũng có một chức năng xuất tiện dụng để xuất tất cả hoặc chỉ các bản ghi tìm thấy sang tệp csv hoặc txt. Khi hồ sơ chứa địa chỉ email, bạn thậm chí có thể xuất trực tiếp sang danh sách gửi thư. Và đối với những người vẫn muốn in nhãn địa chỉ kiểu cũ, có chức năng Xuất nhiều cột cho nhãn.
