Nhiều công ty làm việc với Microsoft: một tài liệu Word cho bài báo đó trên mạng nội bộ, tạo bản trình bày đó trong PowerPoint và gửi tin nhắn cho nhau qua Skype. Trong khi nhiều công ty đã từng sử dụng Slack hoặc Trello để bổ sung cho công việc của họ, Microsoft Teams hiện đang ngày càng được sử dụng nhiều hơn. Đây là ý nghĩa của nó và nó sẽ giúp gì cho bạn trong việc cộng tác với đồng nghiệp của mình.
Microsoft Teams là câu trả lời của Microsoft cho việc làm việc từ xa. Tóm lại, nó là một loại phòng họp ảo, nơi các đồng nghiệp có thể tham khảo ý kiến, gọi điện video và hơn thế nữa. Có thể tạo các nhóm để bạn có thể tham khảo ý kiến của toàn bộ bộ phận Kế toán hoặc chỉ với nhóm giải quyết việc thanh toán tiền lương. Một Excel với tất cả nhân viên và tiền lương được chia sẻ dễ dàng qua Microsoft Teams, để mọi người nhận được ít email hơn trong hộp thư của họ và dành ít thời gian hơn cho tất cả các quy tắc bất thành văn đi kèm với thư từ qua email.
Microsoft Teams: không chỉ là một chương trình trò chuyện
Microsoft Teams không phải là một 'chương trình trò chuyện' để bạn có thể gửi tài liệu: nó là một công cụ cộng tác. Tài liệu Microsoft có thể được mở trong trình duyệt giống như tài liệu Google và có thể được chỉnh sửa trong thời gian thực bởi tất cả những người được chia sẻ tài liệu (và những người có quyền chỉnh sửa). Vì vậy, không cần phải liên tục gửi tệp và phiên bản qua lại, bởi vì mọi người luôn có phiên bản mới nhất trong tay. Điều đó sẽ lưu lại các câu hỏi về các phiên bản và trách nhiệm mà ai đó phải chịu là theo dõi tất cả các phiên bản đó và gửi chúng đi.
Do đó, nó kích thích làm việc tại nhà rất nhiều và ngăn ngừa sự hình thành silo. Xét cho cùng, có nhiều sự cộng tác hơn bởi vì việc làm việc với nhiều người cùng lúc trong một tài liệu sẽ dễ dàng hơn. Bạn có thể dễ dàng làm việc tại nhà vì bạn có thể phù hợp với mọi thứ bạn cần trong hầu hết các công việc văn phòng trong Teams. Bạn có thể chỉ cần gọi điện, gọi video, trò chuyện, chia sẻ tài liệu, xem lịch, xem thông báo và hoạt động cũng như thêm các ứng dụng cá nhân.
Kết nối
Ngoài ra, các kết nối có thể được thực hiện, chẳng hạn như Mailchimp để gửi bản tin, hoặc Salesforce, để theo dõi các hợp đồng và khách hàng. Các kết nối này, được gọi là trình kết nối, có thể nhận thông tin từ hệ sinh thái Microsoft. Hàng chục tích hợp này hiện đã có sẵn, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi Microsoft Teams không phải lúc nào cũng miễn phí. Về nguyên tắc, nó là miễn phí, nhưng nếu bạn cũng muốn sử dụng thêm các sản phẩm Office 365, nó sẽ nhanh chóng tăng lên mức giá hàng tháng dao động từ 6 đến 12 euro mỗi tháng.
Tuy nhiên, nếu bạn không cần nhiều như vậy, bạn có thể có được nhiều thứ từ Microsoft Teams với tài khoản miễn phí: bạn có thể sử dụng miễn phí cho tối đa 300 người, bạn có thể gửi tin nhắn không giới hạn và thực hiện tìm kiếm và thậm chí cả video gọi điện cho bạn không tốn gì. Nếu bạn muốn lưu nội dung nào đó, có 10GB bộ nhớ cho mỗi nhóm.
Bây giờ bạn có thể đang nghĩ: Microsoft Teams chỉ dành cho doanh nghiệp. Nó không cần thiết. Bạn cũng có thể sử dụng nó trong các nhóm bạn bè hoặc gia đình lớn, chẳng hạn, để chia sẻ ảnh và biên nhận trong một chuyến đi. Tuy nhiên, người tham gia phải có tài khoản Microsoft cho việc này. Điều đó miễn phí, nhưng có thể có nghĩa là một mật khẩu khác để ghi nhớ và một tài khoản khác để theo dõi. Ví dụ: nếu bạn muốn sử dụng Microsoft Teams cho việc tự kinh doanh của mình, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn không nhận được những gì bạn cần từ nó. Như tên cho thấy, nó thực sự là một trung tâm cho các đội, vì vậy các nhóm người.
Microsoft Outlook
Điều duy nhất chúng tôi còn thiếu trong các nhóm là sự tích hợp của Outlook. Giờ đây, một mặt, Teams nhằm đảm bảo rằng bạn dành ít thời gian hơn trong Outlook, nhưng cuối cùng - bất kể Teams được sử dụng tốt đến mức nào - e-mail sẽ luôn tiếp tục đến từ các bên ngoài và riêng tư các cá nhân. Vì vậy, bạn vẫn phải giữ lại Outlook cũ tốt đó, mặc dù biến thể trình duyệt web sẽ không lỗi thời trong Teams.
Điều cũng làm cho Teams trở nên thú vị đối với các công ty là nó cũng đi kèm với tính năng bảo mật mà họ đã quen thuộc từ Microsoft. Nó có xác thực hai yếu tố và dữ liệu được mã hóa, giống như phần còn lại của Office 365. Trên thực tế, Skype sẽ ngày càng chìm sâu vào nền tảng khi Microsoft muốn mọi người chuyển sang Teams, đây là một giải pháp tích hợp hơn nhiều. Đừng lo lắng, các công ty có thời hạn đến ngày 31 tháng 7 năm 2021 trước khi họ phải chuyển sang Microsoft Teams.
Microsoft Teams chắc chắn có sự độc quyền hợp lý trong việc cộng tác cho các công ty lớn, mặc dù chắc chắn có một cơ hội vượt xa hơn thế. Nhiều người đã và đang sử dụng Slack, đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Team. Bạn tò mò về sự khác biệt giữa Microsoft Teams và Slack? Ở đây chúng tôi so sánh hai công cụ cộng tác.
