Theo dõi email, lịch và danh bạ có thể chiếm rất nhiều thời gian làm việc quý giá. Tuy nhiên, bất kỳ thứ gì giúp tăng tốc công việc của bạn trong Outlook đều có thể làm tăng năng suất của bạn một cách đáng kể. 10 mẹo này sẽ giúp bạn xem qua các tin nhắn và lịch của mình nhanh hơn, đồng thời làm việc tổng thể hiệu quả hơn.
Đây là một bài báo được dịch lỏng lẻo từ trang web chị em PCWorld.com của chúng tôi, được viết bởi Helen Bradley (@helenbradley). Ý kiến của tác giả không nhất thiết phải tương ứng với quan điểm của ComputerTotaal.nl, và các điều khoản và cài đặt được đề cập có thể có tên khác nhau trong phần mềm tiếng Hà Lan.
1. Xem Hộp thư đến của bạn theo cách của bạn
Khi bạn mở hộp thư đến của mình lần đầu tiên, bạn sẽ thấy một chế độ xem mặc định. Nhưng nó không nhất thiết phải giống như vậy. Bấm vào tab Chế độ xem trên thanh công cụ ruy-băng và chọn Thay đổi Dạng xem. Bạn có thể chọn từ một số cài đặt, bao gồm chỉ hiển thị những email gần đây nhất.
Trong tab Xem, bạn cũng có thể chọn Xem trước tin nhắn và tắt chúng. Hoặc chọn 1, 2 hoặc 3 để hiển thị số dòng văn bản thư bên dưới tiêu đề. Bạn có thể cấu hình điều này cho mỗi thư mục hoặc cho tất cả các thư mục.
Nhấp vào Cài đặt Chế độ xem để tùy chỉnh chế độ xem, chẳng hạn như thêm cột hoặc sắp xếp lại thứ tự. Các tùy chọn Sắp xếp cho phép bạn sắp xếp email theo ngày tháng, chủ đề, v.v. Các tùy chọn Bố cục cho phép bạn tùy chỉnh ngăn thư mục và ngăn đọc.
Nếu mọi thứ theo ý bạn, hãy nhấp vào Thay đổi Chế độ xem> Lưu Chế độ xem Hiện tại làm Chế độ xem Mới. Nhập tên cho dạng xem mới và cho biết nó có thể được sử dụng cho những thư mục nào và cho ai. Bây giờ bạn có thể quay lại chế độ xem này bằng cách nhấp vào Thay đổi Chế độ xem, sau đó chọn chế độ xem đã lưu của bạn.
2. Xác định lại những gì đánh dấu một email là "đã đọc"
Trong Outlook, các email chưa đọc có màu khác với các thư đã đọc. Tuy nhiên, một email rất dễ bị đánh dấu là đã đọc khi bạn hầu như không nhìn vào nó, vì vậy bạn có thể đang bỏ qua một điều gì đó quan trọng.
Để tránh điều này, hãy chọn Tệp> Tùy chọn> Thư và nhấp vào nút Ngăn Đọc. Chọn hộp bên cạnh “Đánh dấu các mục là đã đọc khi xem trong Ngăn Đọc”. Chọn khoảng thời gian thư sẽ ở trong ngăn đọc trước khi Outlook đánh dấu là đã đọc.
3. Viết các quy tắc của riêng bạn để hiển thị bài viết
Outlook 2013 có một cách mới để chỉ báo đã đọc. Có một thanh màu xanh lam ở bên trái thư trong Hộp thư đến của bạn và tiêu đề cũng có màu xanh lam. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cả màu sắc và phông chữ. Bạn thậm chí có thể viết các quy tắc của riêng mình và tô màu email của bạn với các màu bạn chọn.
Bạn có thể tô màu cho e-mail dựa trên người đã gửi chúng hoặc các từ trong dòng chủ đề qua Chế độ xem> Cài đặt chế độ xem> Định dạng có điều kiện. Bạn cũng có thể thêm quy tắc mới bằng cách nhấp vào Thêm. Nhập tên mới và nhấp vào Phông chữ để chọn phông chữ và màu sắc cho tiêu đề email. Cuối cùng, nhấn vào nút Điều kiện để tạo quy tắc tương ứng.
4. Khôi phục thanh Việc cần làm
Trong Outlook 2013, thanh Việc cần làm bị tắt theo mặc định, nhưng bạn có thể dễ dàng khôi phục lại. Nhấp vào tab View, chọn To-Do Bar và chọn các mục sẽ xuất hiện trên thanh. Chúng xuất hiện theo thứ tự bạn chọn chúng.
Tuy nhiên, thanh Việc cần làm không còn hoạt động như trong các phiên bản trước của Outlook. Tuy nhiên, trên phạm vi rộng, bạn chỉ có thể xem một tháng theo lịch. Và nếu bạn không có cuộc hẹn hôm nay nhưng bạn có vào ngày mai, bạn không thể nhìn thấy chúng hôm nay.
5. Kết nối với các tài khoản mạng xã hội của bạn
Khi bạn liên kết Outlook với các tài khoản mạng xã hội của mình, mô-đun Mọi người có thể hiển thị dữ liệu về các liên hệ của bạn và hoạt động của họ. Để thực hiện việc này, hãy đi tới Tệp> Thông tin> Cài đặt Tài khoản> Tài khoản Mạng xã hội. Chọn một dịch vụ, nhập thông tin tài khoản tương ứng và cấp cho Outlook quyền truy cập vào tài khoản của bạn.
Đọc thêm các mẹo cho Microsoft Outlook 2013 trên trang tiếp theo ...
