Trong Microsoft Excel, bạn có thể tạo danh sách gửi thư, ghi sổ kế toán và tất nhiên là thực hiện tất cả các loại tính toán khác. Những điều cơ bản của Excel không phức tạp chút nào. Với mười mẹo hữu ích dành cho Excel này, bạn có thể sử dụng chương trình cổ điển một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn nữa.
Mẹo 01: Chọn tất cả
Chúng ta sẽ bắt đầu với một thủ thuật khá đơn giản nhưng rất hữu ích. Nếu bạn muốn chọn mọi thứ trong bảng tính, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A. Vấn đề với tổ hợp phím đó là nó không phải lúc nào cũng chọn tất cả dữ liệu từ trang tính của bạn trong Excel. Nếu bạn có một chuỗi dữ liệu trong bảng tính của mình, theo sau là một cột trống và bạn nhấn Ctrl + A, thường chỉ khối có dữ liệu mà con trỏ chuột được đặt được chọn. Nhấn Ctrl + A một lần nữa và bạn sẽ có tất cả dữ liệu. Và nếu bạn hơi vụng về (và chúng tôi có kinh nghiệm với điều đó) và nếu bạn nhấn phím A quá nhiều lần (hoặc vô tình nhấn phím khác), mọi thứ sẽ được thay thế bằng chữ A. May mắn thay, điều đó có thể được khôi phục với hàm số Hoàn tác. Điều này có thường xuyên xảy ra với bạn bây giờ không và bạn muốn có một cách khác để chọn tất cả dữ liệu từ trang tính của mình? Sau đó nhấp vào ở trên cùng bên trái của giao điểm phía trên hàng 1 và ở bên trái của ô A trên hình tam giác và mọi thứ được chọn.
Mẹo 02: Thêm nhiều hàng
Thêm một hàng hoặc cột trong Excel khá dễ dàng. Bạn có thể ở tab Trang chủ trong ruy-băng bên dưới tiêu đề Tế bào bấm vào Chènvà chọn nó hàng lá hoặc Cột lá. Một tùy chọn khác là nhấp chuột phải vào một ô và sau đó chọn Chèn / cả hàng hoặc Toàn bộ cột. Nếu bạn chọn một hàng, nó sẽ được chèn vào phía trên hàng nơi đặt con trỏ chuột của bạn, nếu bạn chọn một cột, nó sẽ được thêm vào bên trái của cột nơi đặt con trỏ chuột của bạn. Bạn không muốn chỉ chèn một hàng, nhưng khoảng hai mươi? Sau đó, điều này tất nhiên là cồng kềnh. May mắn thay, Microsoft đã nghĩ ra điều này. Giả sử bạn muốn thêm hai mươi hàng, sau đó nhấp vào một số hàng ở bên trái và kéo chuột xuống cho đến khi bạn chọn được hai mươi hàng. Nhấp chuột phải vào lựa chọn này và chọn Chèn. Giờ đây, Excel sẽ tự động hiểu rằng bạn muốn thêm hàng và thêm chính xác số hàng như bạn đã chọn. Tất nhiên nó cũng hoạt động theo cách đó với các cột.
Excel có thể dễ dàng căn chỉnh các định dạng khác nhau bằng cách sử dụng Flash Fill Mẹo 03: Điền vào Flash
Giả sử bạn có một tài liệu đầy tên và địa chỉ, nhưng mỗi giá trị được viết hoàn toàn khác nhau. Một tên có viết hoa, tên còn lại thì không. Một mã zip có khoảng cách giữa các số và chữ cái, nhưng mã kia có mọi thứ được dán lại với nhau. Tất nhiên, bạn có thể chọn để nguyên mọi thứ hoặc điều chỉnh mọi thứ theo cách thủ công. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng nó cũng có thể đơn giản hơn nhiều? Excel có thể dễ dàng sửa chữa nhiều thứ cho bạn với chức năng Flash Fill. Bây giờ hãy xem xét các hàng của tên, giả sử rằng họ và tên nằm trong một cột riêng biệt. Chọn toàn bộ cột có tên, tạo một trang tính mới trong Excel và dán cột này vào trang tính đó. Bây giờ hãy gõ vào cột ngay bên cạnh ba tên đầu tiên theo cách chúng nên được viết (tức là với một chữ cái viết hoa). Khi bạn nhập, Excel đã chỉ ra rằng nó có thể sửa phần còn lại của cột. Nếu bạn nhấn Enter trong khi xem trước này, điều này sẽ được thực thi ngay lập tức trên toàn bộ cột. Nếu bạn muốn tự mình bắt đầu hành động sau đó, bạn có thể thực hiện điều đó bằng Ctrl + E.
Máy tính
Mặc dù Excel rất giỏi trong việc tính toán mọi thứ, đôi khi có thể nhanh hơn và dễ chịu hơn khi tính toán một thứ gì đó trong Windows Calculator (và sau đó thực hiện một cái gì đó với giá trị đó trong Excel). Ví dụ: nếu bạn không muốn vô tình thay đổi trang tính hiện tại của mình. Một số bàn phím có phím nóng để gọi Windows Calculator, nhưng điều đó không đúng với tất cả các bàn phím. Bạn có biết rằng bạn có thể dễ dàng thêm một phím tắt vào máy tính trong Excel không? Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh các biểu tượng Lưu, Hoàn tác và Làm lại ở trên cùng, sau đó Các bài tập khác trong menu mở rộng. Bây giờ hãy chọn tùy chọn Máy tính trong ngăn bên trái (nếu bạn không nhìn thấy nó, trước tiên hãy chọn từ menu thả xuống ở trên cùng cho Tất cả các bài tập) và thêm nó vào ngăn bên phải. Máy tính hiện được thêm làm biểu tượng trong thanh công cụ Khởi động nhanh. Điều này tất nhiên không chỉ dành riêng cho máy tính, về nguyên tắc, bạn có thể thêm tất cả các hàm tồn tại trong Excel tại đây.
Mẹo 04: Cố định hàng / cột
Khi bạn đang làm việc với một lượng nhỏ dữ liệu trong Excel, khá dễ dàng để xem bạn đang làm việc ở cột hoặc hàng nào. Thông thường, bạn có trong các ô trên cùng và ngoài cùng bên trái của trang tính có dữ liệu nằm trong hàng / cột đó. Nhưng khi có quá nhiều dữ liệu mà bạn phải cuộn để xem tất cả, thì sẽ khá khó chịu khi bạn không thể nhìn thấy hàng hoặc cột nào mà một ô cụ thể thuộc về. Bạn có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này bằng cách ghim một hàng hoặc cột. Khi bạn làm điều này, hàng hoặc cột được đề cập sẽ không di chuyển khi bạn cuộn trong tài liệu, vì vậy bạn luôn có thể xem ô cụ thể thuộc về ô nào. Hàm rất đơn giản, nhưng đôi khi gây nhầm lẫn vì đôi khi một nửa bảng tính bị chặn đột ngột. Nó có mọi thứ liên quan đến nơi bạn đặt con trỏ chuột. Để cố định hàng đầu tiên và cột đầu tiên, hãy nhấp vào ô B2. Bây giờ khi bạn nhấp vào ruy-băng trên Hình ảnh và sau đó Chặn / Tiêu đề khối, thì mọi thứ phía trên hàng 2 và mọi thứ ở bên trái của ô B (nghĩa là, trong trường hợp này là hàng 1 và cột A) sẽ bị khóa. Bạn có thể ngắt kết nối qua Chặn / Mở khóa tiêu đề.
Mẹo 05: Cộng siêu nhanh
Bạn có thể thực hiện các phép tính phức tạp nhất với Excel, nhưng đôi khi bạn chỉ muốn biết tổng một số giá trị trong bảng tính của mình là bao nhiêu. Về mặt lý thuyết, tất nhiên, bạn có thể tạo một công thức cho điều này một cách gọn gàng, nhưng vì nó là một hàm được sử dụng phổ biến nên Excel đã làm điều đó dễ dàng hơn rất nhiều. Để thêm dải giá trị trong bảng tính của bạn, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào ô bên dưới hoặc bên cạnh dải giá trị bạn muốn cộng với nhau, sau đó nhấn Alt + =. Hàm SUM hiện được tự động áp dụng cho phạm vi giá trị và kết quả được hiển thị trong ô hiện hoạt. Nếu bạn không thích phím tắt, bạn cũng có thể nhấp vào nút AutoSum trong tab Bắt đầu dưới tiêu đề Để xử lý. Nếu bạn nhấp vào mũi tên ngay bên cạnh AutoSum, bạn sẽ tìm thấy một số chức năng nhanh khác ở đó. Ví dụ: để tính giá trị trung bình của một chuỗi giá trị hoặc để cho biết chuỗi dữ liệu chứa bao nhiêu số (thay vì cộng các giá trị đó lại với nhau).
Những chiếc cốc của bạn đang chiếm quá nhiều diện tích? Sau đó, bạn chỉ cần thay đổi hướng đọc, phải không?
